Extern kommunikation är hur ett företag eller en organisation kommunicerar med dem utanför organisationsstrukturen. Detta sträcker sig från kunder och kunder, till verktygsleverantörer och affärspartners, till insamlingsföretag och i princip alla som inte är i löneförhållandet. God extern kommunikation är lika viktig som en god intern kommunikation, så det måste finnas särskild vård för att se till att de utanför företaget får samma omsorg och respekt som de som finns inom företaget.
Samla in extern feedback. Feedback avser rapporter som gjorts till företaget av alla externa källor som beskriver styrkor och svagheter i din förmåga att leverera tjänster och produkter. Om kunderna ringer in för att klaga, eller om du erbjuder undersökningar till kunder som betygsätter din prestation eller använder en annan metod, kommer återkopplingen att peka på luckor i din kommunikationsförmåga.
Adressa externa kommunikationsproblem som du hittar. Det kan hända att kunderna känner att de inte behandlas med respekt, eller att de lanseras av företrädare för företagen. Det kan hända att din e-posttjänst mislabilerar e-postmeddelanden från kunder som spam så att förfrågningar och frågor inte tas emot. Det finns hundratals potentiella externa kommunikationsproblem. När du väl har hittat exakt vad som orsakar felkommunikation kan du fortsätta.
Skapa en lösning för de externa kommunikationsproblemen. Om kunderna till exempel rapporterar att företrädare använder för mycket teknisk jargong, träna sedan representanterna för att bryta ner sakerna så enkelt som behövs. Om dina kunder rapporterar att din telefonservice inte fungerar, får du den reparerad och sätta upp det för att vara så enkelt att navigera som möjligt. Om online kunder vill ha mer information, uppdatera din webbplats och kanske erbjuda dem ett sätt att spåra order eller få hjälp med direktmeddelanden från en representant. Oavsett lösning, bör den ta itu med oro och presentera en fungerande fix.
Samla feedback om lösningen för ditt externa kommunikationsproblem. Du måste få känslorna hos dem som påverkas av lösningen för att se huruvida det har löst problemet, både för dina anställda och för utomstående representanter som deltar i den externa kommunikationsprocessen.
