Robert Kent, före detta dekan på Harvard Business School, sa bäst: "I affärer är kommunikation allt." Kommunikation ger ofta en mjuk färdighet, en väsentlig länk mellan alla kärnfunktioner i en organisation. När personal och administration effektivt engagerar sig i alla former av skriftlig och muntlig kommunikation, förbättrar organisationen lönsamheten och trovärdigheten inom näringslivet.
Standardisera kommunikationsmetoder. Varje enskild person inom en organisation har en föredragen kommunikationsstil: e-post, röstbrevlåda, noteringar, företagets intranät eller ansikte mot ansikte samtal. Problem uppstår när anställda använder sig av en viss metod, till exempel noteringar, och undviker att hantera direkt med kollegor. Om du är en chef eller handledare, ange tydligt den föredragna kommunikationsmetoden för specifika situationer för alla anställda.
Främja mer ansikte mot ansikte kommunikation. Medarbetare kan skickligt skicka faktainformation elektroniskt med e-post, intranät, fax och telefonsvarare. Men de måste använda ett mer direkt tillvägagångssätt när de hanterar mänsklig känsla. till exempel kampanjer, demotioner, reprimanden, meningsskiljaktigheter och gratulationsmeddelanden.
Öva aktivt lyssnande. Gå utöver att bara lyssna på innehållet i en persons tal. Lyssna på hela personen genom att noga följa ansiktsuttryck, gester och förändringar i hållning. Lyssna utan dom och avstå från att avbryta. Ändra med lämpliga intervaller vad du tycker du har hört och fråga arbetstagaren för ytterligare förtydligande.
Respektera mångfald. Arbetsplatsen är inte längre en homogen; anställda återspeglar skillnader i ålder, ras, etnicitet, fysiska förmågor och sexuell läggning. Som chef eller handledare måste du vara medveten om olika kommunikations- och arbetsstilar. Till exempel kan vissa asiatiska anställda inte vara bekväma med direkt ögonkontakt. I dessa fall kan ansikte mot ansikte kommunikation vara besvärlig och stressande.
Öka medarbetarnas deltagande under möten. Utpeka en annan facilitator vid varje möte Detta ger varje medarbetare möjlighet att förbättra sina ledarskap och kommunikationsförmåga. Börja varje möte med en annan isbrytare och aktivt uppmana de tystare medarbetarnas åsikter.
