Om du driver ett litet företag måste du spara register för att behålla din företags status. Även om du väljer att inte inkorporera ditt lilla företag, är det helt enkelt meningsfullt att behålla företagsrekord. Om du någonsin vill sälja ditt företag eller spåra vad du har gjort tidigare, måste du ha data som referens. Så här håller du rekord för ett litet företag.
Föremål du behöver
-
Två tre-ringsbindemedel
-
Index-flikar för varje bindemedel
-
Tillgång till Internet
Köp två tre-ringsbindemedel och indexflikar. Du kommer att använda ett bindemedel för dina officiella dokument (de som krävs av statssekreterarens kontor för att upprätthålla din företags företags status) och den andra för dagliga företagsrekord.
Forskning vilka register måste behållas i det officiella bindemedlet. Gå till statssekreterarens hemsida för en lista över register som krävs enligt lag. De flesta stater kräver att minst följande poster förvaras i det officiella bindemedlet: Bolagsordning eller organisation, mötesprotokoll, resolutioner, intyg och bolagets segl.
Bestäm vilka ytterligare poster som ska behållas. Dessa register kommer att bibehållas i det andra bindemedlet. Följande är exempel på poster som ska sparas i registerbinder: * Redovisningsrekord Ansökningar och tillstånd Kontrakt som ingåtts av bolaget Försäkringspolicy som innehas av bolaget Medlemskap certifikat Namn och adresser till alla medlemmar eller aktieägare och deras intressen Namnen på officerarna Driftsavtal eller stadgar och eventuella ändringar Aktietransaktioner * Statliga ansökningar (till exempel årsrapporter)
Märk indexflikarna. Skapa indexflikar för alla poster du kommer att behålla i varje bindemedel.
Placera posterna bakom motsvarande indexflikar. Sortera igenom alla dina pappersarbete och placera företagsrekordet bakom varje motsvarande flik. Alfabetisering av indexflikarna gör det lättare att hitta de register du behöver.
Dokument affärsbeslut som de visar sig. Skapa ett pappersspår för varje beslut och transaktion som ditt lilla företag gör. Håll en skriftlig rekord av affärsbeslut, både med protokoll för officiella möten och en inofficiell registrering av beslut som fattas i den dagliga företagsledningen. Var noga med att datuma alla poster.
Håll journalen uppdaterad. Upprättandet av bindemedel är bara det första steget. Du måste behålla informationen aktuell, hålla på minst tre års ledamot eller aktieägare.
tips
-
Provminuter och andra företagsrekord finns tillgängliga online. Du kan också köpa generiska företagsrekordmallar från olika företag som specialiserar sig på att integrera nya företag.
Varning
Om du inte behåller tillräckliga register för ditt lilla företag kan ditt företag riskera att förlora sin företagsstatus.
