Säkerhetsrapporter är avsedda att vara en kondenserad händelsehändelse som har hänt under en viss tidsperiod. Dessa rapporter ska dokumentera en traumatisk händelse som har påverkat någon eller något. På grund av dessa incidenters allvarliga karaktär måste man ge mycket omsorg åt den inledande utredningen och till din rapportskrivning. Du kan aldrig överträda när det gäller att skriva en bra säkerhetsrapport.
Föremål du behöver
-
Säkerhetsrapportformulär
-
Svart bläckpenna
-
Ordbok
Skriva rapporten
Hämta en säkerhetsrapportformulär, svart bläckpenna och en ordlista. Det är en bra idé att starta din rapport med ett grovt utkast eftersom rapporterna i allmänhet inte är acceptabla om de har misstag. Om några grammatikfel händer kan du korsa ord genom att dra en enkel linje genom dem. Använd aldrig Wite-Out.
Fyll i försiktigt alla "detaljerad information" rutor som brukar hittas längst upp på rapportsidan. De innehåller information som datum och tid, typ av incident, plats för händelse, offer för offer och vittnen, beskrivning av ämnen, stulen eller skadad egendom och en indikation på huruvida räddningstjänsten anmäldes. Om en lådan inte är relevant eller du inte har rätt information, skriv "N / A" ELLER "UNK" inuti lådan.
Skriv din sammanfattning av händelserna i avsnittet "berättelse". Se till att du dokumenterar "vem, vad, när, var, hur och varför." Skriv alltid din rapport tydligt och objektivt med endast de presenterade fakta.
Avstå från att använda känslomässigt laddade ord eller åsikter. Du kan dock dokumentera slurar eller hot som enskilda gör om de är absolut nödvändiga. Dokumentation av alla relevanta åtgärder som vidtas av ditt säkerhetslag samt av alla andra berörda personer.
Avsluta rapporten genom att ange "Slutrapport" som din sista mening så att ingen annan kan manipulera med din dokumentation. Se till att du skriver in och datum längst ner på sidan för att göra det till ett officiellt dokument.
tips
-
Denna artikel har skrivits som om en säkerhetsansvarig faktiskt skrev ut en säkerhetsrapport. Samma grundläggande steg för att skriva din rapport kan också användas när du skriver en datorgenererad blankett. Den enda skillnaden är att du skulle kontrollera din stavning med hjälp av datorns stavningskontrollfunktion.
Varning
Inte bara kan din rapport utnyttjas i en domstol, dina säkerhetsanmärkningar kan också dömas. Om du håller dina anteckningar, se till att du lätt kan läsa vad du skrev och att de matchar fakta om din rapport. Om du inte tydligt skriver fakta när de hände, kan du och ditt säkerhetsföretag enkelt diskrediteras på vittnesstället.
