Om du har gjort det ofta svåra och viktiga beslutet att avgå eller gå i pension, måste du i de flesta fall uttrycka dina avsikter skriftligen. Förutom att bryta nyheterna, citerar brevet även de viktigaste orsakerna till ditt beslut. Det är en gemensam artighet för arbetsgivaren att uttrycka dessa avsikter för att tillåta företagets tid att förbereda sig för din avresa.
Identifiera din avsikt att lämna företaget omedelbart i första raden av brevet. Ange om det här är en avgång eller pensionering. Till exempel, en enkel, "Jag skriver detta brev för att informera dig om mitt beslut att avgå från min position som försäljningsassistent till John Smith."
Ange exakt datum för din avresa. Ge bolaget gott meddelande om minst två veckor. Även om det inte är ett villkor för ditt anställningsavtal, om du avgår och planerar att söka arbete hos ett annat företag, borde du lämna ett positivt intryck hos ditt gamla företag. Nya arbetsgivare kallar vanligtvis gamla arbetsgivare för att fråga om ditt arbete och orsakerna till att de lämnar.
Diskutera orsaken till din avresa. Använd allmänna skäl, till exempel "Jag jobbar med en ny karriär" eller "Jag jobbar med nya möjligheter." Undvik att ta upp negativa problem från det jobb som kan ha lett till ditt beslut, till exempel en dålig erfarenhet av en chef. Återigen måste du hålla vikten av att lämna ett positivt intryck på företagsledarna i åtanke om du behöver en hänvisning i framtiden.
Diskutera hur tacksam du ska ha jobbat för företaget att stänga brevet. Det är ditt beslut om du vill erbjuda för att hjälpa träna din ersättare här också. Om du vill ha mänskliga resurser för att få veta dina framtidsplaner, kan du gå in i mer detalj i brevet.
Ange ditt telefonnummer och fråga personaldirektören om att kontakta dig för att diskutera slutliga problem, till exempel datumet för din avslutningsintervju. Om du går i pension, begära kontakt om din pensionsförmåner från företagets förmånsadministrationsavdelning.
