När du hyr i stället för egen egendom åtar du dig att betala hyres-, underhållsavgifter och andra utgifter till hyresvärden. Kontanter du betalar varje månad eller kvart kallas en hyreskostnad. Dessa pengar registreras i resultaträkningen under den månad som hyran avser. Förutbetald hyra är hyra som du betalar i förskott för förfallodagen. Det representerar en förskottsbetalning för en framtida fördel, så du registrerar det som en tillgång för företaget.
Vad är förbetald hyra?
När ett företag hyr ut lokaler som kontor, detaljhandel eller fabriksbyggnad är hyran i allmänhet förskott i förskott för månaden eller kvartalet som hyreskostnaden täcker. Junians hyran kan till exempel ske den 31 maj eller 1 juni. Många företag betalar hyra med check. Det innebär att de måste vara organiserade och få kontrollen i posten några dagar före förfallodagen. I annat fall kan hyresgästen inte få hyreskontot i tid och verksamheten kan drabbas av allvarliga kommersiella konsekvenser som ränta, sena avgifter och eventuellt utlämningsmeddelande.
Förutbetald hyra är helt enkelt det belopp som betalas för hyra i förväg för den hyresperiod som den avser. När du skriver en check i maj som täcker hyran för juni, har du gjort en förbetald hyresbetalning. Vissa företag kan förskottsbetala hyra med några dagar varje månad för att säkerställa att hyreskontrollen anländer i tid. Andra väljer att betala flera månaders värd att hyra på förhand av kommersiella skäl, till exempel för att få en hyreskatt eller bara för försäkran om att veta hyran betalas. Oavsett dina skäl, om du spricker öppnar du checkbooken innan hyran är förfallen, du betalar ut hyran.
Vad hyr utgifter?
Hyreskostnader är alla kostnader i samband med leasing av en fastighet under en rapporteringsperiod. Det inkluderar självklart hyran du betalar varje månad eller kvartal, men det inkluderar också alla andra utgifter som behövs för att använda en fastighet. Till exempel kan du betala extra pengar för att täcka sådana saker som försäkring, underhåll, reparation av byggnadens gemensamma utrymmen och säkerhet.
Hyreskostnader är fasta kostnader, i motsats till rörliga kostnader, vilket innebär att du måste betala dem varje månad eller kvartal oavsett hur mycket produkt du producerar. Även om du stänger av verksamheten i en månad måste du fortfarande betala hyran och andra hyreskontrakt. Som sådan kan hyreskostnader vara en väsentlig dränering av ett företags rörelseintäkter.
Vad är skillnaderna mellan förbetalda hyror och hyreskostnader?
I lekman är skillnaden enkel: En hyreskostnad är det belopp som du måste betala enligt ett leasingavtal, och förutbetald hyra är eventuell hyreskostnad som du betalar i förskott för förfallodagen. I redovisningssyfte blir saker lite mer komplicerade.
Hyreskostnader faller vanligen under kategorin Försäljnings-, Allmänna och Administrativa Utgifter som gör det till resultaträkningen. Övriga SG & A-poster inkluderar så olika kostnader som löner, kontorsmaterial, försäkringar och tvister. Hyreskostnader klassificeras som SG & A eftersom ett företag använder sin fastighet för att driva och tjäna pengar.
Tillverkningsföretag kan behandla sina hyreskostnader något annorlunda. Det är mycket vanligare att dessa företag inkluderar hyreskostnader som en del av fabrikskostnaden. Det beror på att hyran för fabrikslokaler är knuten till produktion - utan en fabrik skulle det inte finnas någon produkt. Hyran är inte knuten till produktion, såsom kontorslokaler belastas av SG & A. Men i slutet av dagen spelar det ingen roll vilken kategori hyreskostnaden dyker upp - bottenlinjeffekten är densamma.
Vad är bottenlinjens effekt? När du uppbär en hyreskostnad betalar du kontantkontot och debiterar hyreskostnaden / SG & A-kontot. I resultaträkningen är SG & A-kostnaderna listade under intäkter och förekommer i samma block som övriga kostnader, såsom avskrivningar och kostnader för sålda varor. Totala intäkter minus kostnaden för sålda varor ger din bruttoresultat. Bruttovinst minus rörelsekostnader - SG & A - motsvarar rörelseresultatet. Rörelseresultatet är ett mått på hur mycket av intäkterna som så småningom blir vinst efter att revisorerna har dragit av sig saker som skatter. Så desto större är dina hyreskostnader, desto lägre blir rörelseresultatet. Hyreskostnader har en direkt inverkan på mängden kontanter i ditt företagsvalv.
För att förstå hur förbetald hyra passar in i den här analysen måste du veta att en uthyrningsutgift kommer att ange kostnaden för att uppta utrymme under det tidsintervall som anges i resultaträkningen - även om hyran inte betalades inom den perioden. Så, om ABC-bolaget förbereder sitt resultaträkning för juni, och Junians hyran kommer till 5 000 USD, skulle ABC registrera en hyreskostnad på 5 000 USD. Företaget gör samma inträde oavsett om det betalade hyran i juni eller i maj.
För att hantera denna tidsavvikelse måste företaget registrera det förutbetalda hyresbeloppet som ännu inte har förbrukats. Det gör det i balansräkningens nuvarande tillgångssektion. Återgå till ovanstående exempel, om ABC betalade hyran i maj, skulle det registrera förskottsbetalningen på $ 5 000 som omsättningstillgångar tills kostnaden faktiskt uppkommit. För redovisningsändamål är förutbetald hyra en förmån som företaget ännu inte haft, men kommer att njuta av någon gång i framtiden. Det är en tillgång till företaget.
Varför företag använder förbetald hyra
Företagen brukar använda förbetald hyra ur kommersiell nödvändighet. En av de viktigaste klausulerna i ett kommersiellt leasingavtal avser hyresbetalningsfristen. Vanligen betalas den årliga hyran i 12 lika stora betalningar på vilket datum leasingavtalet anger eller i fyra lika stora betalningar. Om hyran betalas kvartalsvis kommer hyresavgiften att ange de fyra hyresbetalningsdatumen som 1 januari, 1 april, 1 juli och 1 oktober. Det finns ingen magi till dessa datum - de har just blivit uppstegna på konventionen.
Vad du finner är emellertid att du alltid kommer att bli ombedd att betala hyra en månad eller tre månader i förväg, vilket ger upphov till en förutbetald hyra situation. Banker och hypotekslångivare insisterar vanligtvis på att hyresvärdar har hyreskostnaderna innan hypotekslånet betalas för samma period. det finns en större chans att hypotekslånet kommer att täckas av hyresintäkterna. Så, du har svårt att hitta en hyresvärd som låter dig betala hyror i efterskott.
I vissa fall kan du välja att betala mer än en hyresbetalning i förväg. Till exempel kan du erbjuda att betala ett helårs hyra upp för att säkra en viss fastighet när konkurrensen är hård. Eller kanske du accepterar att betala några månaders hyra i förskott mot en annan sötningsmedel, till exempel en rabatt på 10 procent på hyran. Varje företag kommer att ha egna kommersiella förare för att lägga ett kuvert med pengar på bordet.
Den enda sak du inte kan använda förbetald hyra för är att få ytterligare skatteavdrag. I allmänhet kommer ett företag att göra anspråk på avdrag i samma år som det betalar affärskostnaden. Så om du betalade ett försäkringspremie på 2 000 dollar år 2018, skulle du göra anspråk på avdrag 2018. Tänk nu att du har ett flerårigt försäkringsavtal med en hastighet på 2 000 USD per år. Om du vill kan du betala premierna 2018 och 2019 samtidigt och dra av $ 4 000 betalningen år 2018. Det kan vara fördelaktigt beroende på din skattesituation. Tyvärr är förbetald hyra ett undantag till avdrag när du betalar regel. Om du betalar $ 50,000 i juni för en års värduthyrning, kan du bara dra av sju månader av den hyran den 31 december.
Hyr utgifter Exempel
Ett viktigt inslag i kommersiell leasing är att hyran sällan stannar överens över leasingperioden. De flesta företag tecknar leasingavtal med villkor om fem eller tio år, med en bestämmelse om att hyran kommer att öka årligen, antingen som en fast procentuell ökning eller i linje med inflationen. I stället för att ta hänsyn till fluktuerade hyresbetalningar är det vanligt att lista företagets hyreskostnader som ett jämnt belopp från månad till månad. Detta kallas linjär redovisningsmetod.
Antag exempelvis att XYZ-bolaget tecknar ett års leasingavtal som börjar den 1 januari. Hyran är $ 2000 per månad för de första sex månaderna. Därefter är hyran $ 2500 per månad. Med hjälp av linjär metod kommer XYZ att genomföra hyreskostnaden för hela leasingperioden. I det här exemplet är hyran sex månader på $ 2000 och sex månader på $ 2.500 eller $ 27.000 totalt. Dela upp det här beloppet med 12-månaders leasingperiod och du får en genomsnittlig betalning på 2 250 USD per månad. Bolaget redovisar denna hyreskostnad på månadsresultaträkningen.
Naturligtvis motsvarar hyreskostnadsfigurerna inte verkligheten. Under de första sex månaderna betalar XYZ $ 250 mindre än den registrerade hyreskostnaden varje månad. Under andra halvåret betalar det 250 dollar. För att förena dessa skillnader måste företaget använda ett uppskjuten hyreskostnadskonto.
XYZ Company kommer helt enkelt att lägga till $ 250 per månad i det uppskjutna hyreskostnadskontot från januari till juni och dra sedan $ 250 från det uppskjutna hyreskostnadskontot från juli till december. I december visar kontot ett saldo på noll. Genom att använda det uppskjutna hyreskostnaden säkerställs att XYZ Company registrerar hyreskostnader i linje med de linjära reglerna, samtidigt som de faktiska hyreskontot betalas i resultaträkningen.
Förutbetalda hyresredovisning
Förutbetald hyra redovisas som en aktuell tillgång i bolagets balansräkning. Varje gång företaget betalar hyran i förskott måste det debitera de aktuella tillgångarna med hänsyn till beloppet av hyresavbetalningen och sedan skriva en samtidig kreditinmatning till kontanterna. Så om XYZ Company betalade hela $ 27.000 årliga hyran i förskott skulle det debitera de nuvarande förutbetalda tillgångarna för 27.000 dollar och kreditkredit för 27.000 dollar.
XYZ Company måste då göra en justeringspost för att ta hänsyn till den del av förbetald hyra som den använder upp varje månad. Det gör detta genom att överföra den förutbetalda kostnaden till resultaträkningen för den period under vilken bolaget använder hyran. Så, vid en tidpunkt i varje månad för 12-månaders leasingavtalet, skulle den (debitera) en hyreskostnad på 2 250 USD och dra ner (kredit) den förbetalda tillgången med samma belopp. Detta debiterar slutligen förskottsbetalningen till bekostnad.
Sammanfattningsvis lagrar du förutbetalda hyror som tillgång i balansräkningen till den månad där hyran förbrukas. Då debiterar du det på bekostnad. Om du glömmer att flytta förskottsbetalningen till hyreskostnaderna i månaden som hyran avser kommer din bokslutsrapport att överrapportera tillgången och underrapportera utgiften. Det är viktigt att hålla reda på förutbetalda hyresavsnittet på det aktuella tillgångskontot och uppdatera listan innan du stänger böckerna i slutet av varje månad.
