Beroende på händelsens storlek krävs en investering av tid och pengar för att planera ett evenemangsprojekt. Nyckeln till framgångsrik planering av en händelse är att ha antingen starka organisatoriska färdigheter eller att anställa ett kunnigt team. Exempel på evenemangsprojekt är workshops, debatter och kampanjer.
Bygg ett lag. Varje teammedlem bör ha starka organisatoriska och kommunikationsförmågor, samt vara tillgänglig för regelbundna utvecklingsmöten.
Skapa en att göra-lista med deadlines. Denna checklista ska innehålla alla uppgifter som måste göras för evenemangsprojektet. Tilldela varje uppgift till en medlem i laget. Beroende på typ av händelse och komplexitet, använd ett projekthanteringsprogram eller kalkylblad för att hålla dig organiserad. Om du till exempel använder ett kalkylblad kan du få en kolumn att vara uppgiften, är nästa den som den tilldelats och då deadline. Inkluderat i checklistan bör vara artiklar som att hyra leverantörer, beställa specifika leveranser, reservera platsen, reservera högtalarens flyg, arrangera catering, marknadsföringsinitiativ och kampanjer som behöver göras.
Övervaka framsteg. Bekräfta regelbundet med lagmedlemmar att de är i schema för att slutföra uppgifter och att du är medveten om någonting som är utestående. Om du använder en projekthanteringsprogram eller ett kalkylblad, uppdatera det med varje medlems framsteg.
Förbered budgeten. Budgeten ska innehålla kostnader som förväntas och har utrymme för oväntade utgifter. Var realistiska på kostnaderna och se till att varje lagmedlem är medveten om vilken budget som ska uppfyllas. Om en teammedlem måste vara över budgeten för en vara på listan, så rapportera dem till förhand för förhandsgodkännande.
