Att gå papperslös är ett viktigt steg för ett företag som vill delta i det gröna livet. EPA uppskattar att amerikanerna använder ca 99 miljoner ton papper varje år och papper utgör 34 procent av avfallet i detta land. Om du regelbundet skicka räkningar och annan kommunikation till dina kunder via posten, måste du meddela dem om din avsikt att gå i papperslösa i förväg.
Förtydliga och identifiera din tidslinje för att gå papperslös samt eventuella krav som kunden måste uppfylla för att få pappersräkningar. Till exempel kan du i många fall få kundens tillstånd att sluta skicka papperstillstånd i posten innan du byter honom till papperslös fakturering.
Ändra dina villkor för överenskommelse vid behov för att inkludera uppdateringen om papperslös fakturering. Inkludera information om huruvida det är valfritt eller obligatoriskt för kunderna att gå vidare.
Skapa ditt meddelande tillsammans med tydliga instruktioner för hur kunden kan bekräfta mottagandet av din information om papperslös fakturering. Till exempel kan du förutom meddelandet om det aktiva datumet för papperslös fakturering inkludera en webbplats eller telefonlinje för "inloggning".
Inkludera en anmälan om ditt beslut att gå papperslöst i meddelandesektionen av dina senaste pappersräkningar till kunden. Markera området i en färg eller ett teckensnitt som uppmärksammas. Var noga med att inkludera dina uppdaterade villkor med dessa mailningar också.
Skicka ett separat "påminnelse" vykort till kunder som innehåller meddelandet om din avsikt att sluta skicka pappersräkningar.
Skicka ett mail till din kundlista för att informera dem om ditt papperslösa faktureringsbeslut. I det här fallet kan du direkt länka kunden till din webbplats för att göra valmöjligheter om det behövs.
tips
-
Förklara några av fördelarna med att gå papperslös i din kommunikation till kunden.
Konsultera med en advokat innan du byter till papperslös fakturering för att säkerställa att du följer alla statliga och federala lagar.
