Finansdepartementet i ett företag ansvarar för att ta redovisningsuppgifter och skapar rapporter som cheferna inom företaget - hela vägen till verkställande direktören - behöver för beslutsfattande. IT eller IT avser mjukvaruverktyg och datorsystem som företaget använder för att automatisera dessa funktioner och organisera dataflödet för att förbättra ledningsgruppens beslutsfattande möjligheter.
Enterprise Resource Planning
Till och med mycket små företag använder bokföringspaket som genererar finansiella rapporter som resultaträkningar och kassaflödesanalyser. Den här enkla formen av IT gör det möjligt för en mindreföretagare att spara redovisningstid och få ledningsberättelser tillgängliga i rätt tid. Medelstorlek och större företag använder mer sofistikerade IT-system som kallas Enterprise Resource Planning eller ERP, som är grupper av mjukvaru-moduler som tillgodoser behoven hos alla funktionella områden i företaget. Som namnet antyder, hjälper ERP företaget att planera användningen av sina resurser, en process som finansavdelningen övervakar.
Snabbare flöde av information
IT-system tillåter ett företag att länka upp varje avdelning inom organisationen. Information som genereras av tillverknings-, marknadsförings- och finansavdelningarna kan delas till exempel. Denna information är tillgänglig i realtid, vilket betyder så snart det är skapat på systemet. Åtkomst till det kräver inte mycket forskning eller manuell ansträngning. Tidsfinansieringspersonalen brukade ägna sig åt att "gräva" för de siffror de behövde nu kan ägnas åt att analysera och tolka informationsfinansieringens primära roll i organisationen.
Anpassad rapportering
IT-systemen som används av finansavdelningen har en rapport som genererar funktionalitet som påskyndar processen att producera förvaltningsrapporter. Systemet ger en viss grad av anpassning - rapporterna kan konfigureras baserat på ledningens specifika behov. Automatisering av dessa rapporteringssystem innebär att rutinmässigt genererade rapporter, som de som produceras i slutet av varje månad, kan skapas snabbt. Med många av de beslut som ledningen måste göra är tiden kärnan. IT-system hanterar detta behov av snabb, anpassad rapporteringskapacitet.
Samarbete
Många organisationer utnyttjar samarbetet mellan olika avdelningar, konceptet för varje avdelning drar nytta av andra avdelningar. Finansgruppen fungerar som in-house konsulter till andra avdelningar inom organisationen. När alla avdelningar använder ett centraliserat IT-system, faller det de hinder som tidigare blockerat informationsflödet. Företaget har nu en centraliserad databas som alla lagmedlemmar kan komma åt - med vissa säkerhetsregler. När det gäller ett företag med flera kontor eller internationella divisioner sparar denna förmåga att få tillgång till samma information från hela världen och sparar tid och förbättrar effektiviteten. Om ekonomi kräver tillverkningskostnadsdata för att skapa en rapport för ett kommande styrelsemöte, kan operativ personal snabbt överföra data i det format finansavdelningen behöver och förstår.
Bättre prognoser
Bättre prognoser innebär att en prognos görs som är en mer exakt förutsägelse av vad bolagets ekonomiska resultat sannolikt kommer att bli. Finansmedarbetare behöver tillgång till fördjupad information för att skapa prognosmodeller som visar hur organisationen verkligen fungerar. Att ha tillgång till information från alla delar av företaget gör exakt prognoser mycket enklare. Finans har reell information och behöver inte förlita sig på gissningar när man skapar antaganden för prognosen.
