Även i denna dag med direktkommunikationsteknik är formella affärsbrev fortfarande vanligt skrivna. Det finns många olika anledningar att en person eller företag kan välja att skriva ett brev istället för att skicka ett mail eller fax. När du skickar ett företagsbrev måste de tre huvuddelarna - början, mitten och slutet - skrivas ordentligt.
Början
Början av brevet innehåller information som inte direkt hänför sig till brevets meddelande. Datumet visas högst upp. Adresserna till avsändaren och mottagaren skrivs därefter; Om avsändarens adress visas i brevets sidhuvud eller sidfot behöver den dock inte skrivas. Detta följs av referenslinjen - ses som "RE:" - som är delen av början av bokstaven som avser brevets meddelande. Den sammanfattar meddelandet i ett till åtta ord. Därefter måste det finnas en hälsning eller hälsning till vilken brevet är adresserat. Det är typiskt i formatet "Kära herre:" eller "Till vem det kan vara:" med ett kolon efter hälsningen; Personliga bokstäver använder ett kommatecken efter hälsningen, men affärsbrev använder alltid ett kolon.
Mitten
Mitten av brevet är mer allmänt känt som brevets kropp. Den innehåller det grundläggande meddelandet. Den första meningen bör introducera det ämne som behandlas. Detaljer och överväganden kommer nästa. Slutligen finns det en slutsats. Brevets kropp borde vara till den punkten och koncis. Personliga föremål eller problem mellan avsändaren och mottagaren bör inte ingå som en del av affärsbrevet.
Slutet
Det finns några grundläggande element i ett brev som utgör dess slut. En avslutande hälsning, till exempel "Med vänliga hälsningar" eller "Vänliga hälsningar" är lämpligt. Nedan skriver du avsändarens namn. Inkludera avsändarens titel antingen på samma rad som namnet eller direkt under det. Lämna ungefär två tum mellan rymden mellan den avslutande hälsningen och avsändarens namn; Detta utrymme är avsändarens signatur. Om avsändaren hade någon typ och förbereda brevet kan den personen erkännas under avsändarens namn och titel. Det finns flera sätt att göra detta. Det vanligaste sättet är att skriva avsändarens initialer i stora bokstäver, skriv ett snedstreck (/) och skriv preparatens initialer (t ex ABC / def). Kapslingar bör noteras i slutet av brevet. Skriv ordet "Enclosure (3)" med 3 är antalet bilagor som ingår i postadressen.
Skicka brev
Brevet är snyggt vikat för att passa perfekt in i ett företagsstort kuvert. Inkapslingar häftas inte till brevet. Affärsbrev har mottagarens namn skrivet på kuvertet istället för handskriven. Många företag har förtryckta kuvert utformade med företagets logotyp och adress. Dessa är de mest professionella. Mindre företag kan använda förtryckta förtryckta adressetiketter. Dessa är acceptabla, liksom skrivna returadresser. Handstil anses inte som professionell och ska undvikas.
