Många företag begränsar tillgången till vissa byggnader eller delar av byggnader som anställda behöver komma in för att utföra sina jobb. Verksamheten kan utfärda en nyckel till en anställd, som tillåter henne att komma åt det begränsade området. Innan nyckeln utfärdas kan verksamheten kräva att arbetstagaren skriver under ett nyckelinnehavsavtal som innehåller regler om korrekt användning av nyckeln och straff för felaktig användning.
Ansvar
Ett nyckelinnehavsavtal kan skapa ansvar för skadade möbler och utrustning i det begränsade området. Det kan innefatta avsiktliga handlingar, som till exempel den anställde som använder nyckeln för att öppna en dörr så att obehörig kan komma in i byggnaden och oavsiktliga handlingar, som obevekligt lämnar en dörr, efter att arbetstagaren lämnar byggnaden.
Duplicering
Ett nyckelinnehavsavtal kan förbjuda dubbelarbete av nyckeln av arbetstagaren. Några nycklar inkluderar egna begränsningar, t.ex. elektroniska nycklar, men en metallnyckel som inte innehåller andra säkerhetsfunktioner är relativt enkel och billig att duplicera. Enligt University of Denver kan en arbetsgivare besluta att utföra straffavgifter mot en anställd som duplicerar en nyckel utan tillstånd.
Ersättning
Om arbetstagaren förlorar nyckeln kan nyckelinnehavsavtalet ange vad arbetstagaren måste göra för att få ny nyckel. Avtalet kan ange att arbetstagaren måste anmäla en förlorad nyckel inom en viss tidsperiod, till exempel en dag. Arbetsgivaren kan ta ut en bötesbelopp, till exempel $ 20, innan den ger arbetstagaren en ny nyckel. Arbetsgivaren kan fortfarande betala böterna även om förlusten inte är arbetstagarens fel eftersom någon stjal nyckeln. Om byggnaden har starkare säkerhetsrestriktioner, kan arbetsgivaren också behöva byta lås på byggnaden, så att arbetstagaren också måste betala för byte av lås, vilket kan vara mycket dyrare.
Lämna tillbaka
Keyholderavtalet innehåller villkor som kräver att arbetstagaren returnerar nyckeln om arbetsgivaren begär det tillbaka, eftersom arbetsgivaren äger nyckeln. Om företaget beslutar att säga upp arbetstagaren eller tilldela honom att arbeta i en annan byggnad, måste arbetstagaren returnera nyckeln till den person eller avdelning som nyckelhavsavtalet anger. Om arbetstagaren skickar in en nyckelpost när företaget ger henne nyckeln, får arbetstagaren denna insättning tillbaka när hon returnerar nyckeln. Om nyckelägaren inte returnerar nyckeln inom den tidsperiod som avtalet anger, kan avtalet ange att nyckelinnehavaren måste betala nyckeln för ersättningsavgift samt låsersättningskostnaderna.
