Arbetet med en mötesplanerare kan vara skrämmande med tanke på antalet detaljer som är inblandade i planering och arrangering av en högtalarkonferens, men om du tycker om utmaningen med multitasking och är känd för att vara en mästare i jonglering detaljer, är du väl förberedd för jobb.
Föremål du behöver
-
Master checklista
-
Högtalarkontrakt
-
Mötesplats
-
Nödsäkerhetsplan
Börja planera din högtalarkonferens minst ett år i förväg längre, om de personer du tänker fungera som gästtalare är högprofilerade män och kvinnor vars kalendrar fyller år i förväg. Skapa en masterkontrolllista som beskriver varje uppgift som måste uppnås för att föra talare till konferensen och de leveranser, utrustning och bestämmelser som måste erhållas för att arrangera händelsen.
Boka en konferenslokal på ett lättillgängligt ställe som är bekvämt beläget nära flygplatser, kollektivtrafik, hotell, restauranger och andra bekvämligheter som personal på dessa platser är utbildade för att hantera konferensmassor 24/7. Be din advokat att utarbeta ett standardtalande kontrakt så att du har ett juridiskt bindande avtal med varje talare för att dyka upp och delta i evenemanget.
Arbeta på din konferensagenda så att högtalarna planeras ordentligt. Tilldela de mest dynamiska högtalarna för att hantera nyckeln och slutspelet så att deltagarna är upphetsade av de första och inspirerade av de sista orden. Uppfatta högtalare för dina tidsgränser och imponera på vikten av att lämna tid till fältfrågor.
Beställ leveranser, registreringstabeller, ordna uthyrning av utrustning, skyltar, märken och ett kreditkort / kassakvittosystem för dem som inte har köpt förskottsbiljetter. Skicka ett bekräftat schema till konferenshögtalarna flera månader före datumet för att ge deltagarna gott om tid att göra transportplaner. Verifiera organisationens ansvar, t.ex. flygavgifter, förbokade logi eller per-diem-utgiftsgränser och se till att högtalare får en lista över sociala händelser som de är inbjudna till som ett besök.
Utarbeta en reservplan som täcker katastrofala möjligheter: dödsfall eller skada hos en högtalare eller en sista platsändring. Tilldela volontärer att fungera som varje högtalares värd och reservera limousine- eller taxitjänster för att driva högtalare om transport inte ingår i värdens ansvar. Komplett sista minuten-uppgifter som att beställa snacks och fall av vatten till högtalare.
Krossa din uthållighet för de sista preconferensdagarna - om ljudvisuella hjälpmedel kommer att gå saknas, kommer hotellrumsblandningar att uppstå och planen är försenade. Det här tenderar att vara den tid då sakerna går ur kontroll. Håll dina wits om dig och lita på din mästare checklista. När du har skrivit postkonferens tackanvisningar till högtalare, gör dig själv en tjänst och ta en semester. Du förtjänar det.
