Att ställa in mål är en förvaltningsfunktion. Bokföringsansvarig chefen är ansvarig för att sätta upp målen men medarbetaren bör vara inblandad i processen eftersom målen klargör förväntningarna för det kommande året. Anställda behöver ha en tydlig förståelse för vad som förväntas av dem att kunna utföra sina arbetsuppgifter korrekt. Enligt Peter Drucker, för att målen ska vara användbar måste de vara SMART, som står för specifik, mätbar, uppnåelig, relevant och tidsramad.
Samla in informationen du behöver för att starta processen med att ställa in målen. Detta kommer att innehålla de enskilda arbetsbeskrivningarna, avdelningen eller lagens mål och personaldokument för bokföringshandledaren (dvs. tidigare utvärdering). Arbetsbeskrivningen ger en översikt över vad som förväntas av någon person i den positionen. Institutionens eller gruppens mål identifierar vad individens mål ska fungera mot. Personaldokumenten hjälper chefen att ta hänsyn till individens omständigheter (t ex nivå av erfarenhet och tid i nuvarande position).
Börja med att identifiera vad du vill att individen ska göra eller uppnå som speglar bokföringsavdelningen eller lagens mål. Till exempel vill bokföringsavdelningen minska felen samtidigt som redovisning rapporteras i tid. Chefen bör bestämma vad bokföringsavdelningen behöver för den redovisande chefen för att uppnå så att avdelningen fullgör sina mål.
Använd SMART-kriterierna för vad som behöver uppnås. Var specifik - till exempel kommer redovisningsansvarig att uppnå en minskning av felet från bokföringspersonalen på 90 procent. För att målet ska vara mätbart kommer chefen att notera antalet korrigeringsposter som görs i huvudboken och jämföra med motsvarande månad från föregående år. För att målet ska kunna uppnås ska chefen överväga vilka resurser den redovisande chefen behöver - till exempel kan bokföringspersonalen vara korthänt och det finns behov av en annan person. För att vara relevant måste chefen se till att målet återspeglar vad avdelningen eller laget behöver och att det passar in i arbetsbeskrivningen. Det måste vara en tidsram för att uppnå målet - till exempel ett år. Felprocenten kommer att mätas varje månad för att bestämma framstegen, och målet ska uppnås fullt ut vid årets slut.
Möt med bokföringshandledaren att granska och diskutera målen. Ge redovisningsansvarig en möjlighet att kommentera och / eller ha insats i målen. Genom att göra bokföringshandledaren till en partner i målprocessen skapar du incitament för prestation. Att ställa in mål som är antingen för lätta eller för hårda kommer att vara kontraproduktiva och avskräckande för arbetstagaren.
Granska redovisningsansvarigens kommentarer och inlägg, diskutera eventuella ändringar som gjorts hos redovisningsansvarig och slutföra målen. Lämna bokföringsansvarig en skriftlig kopia och placera en kopia i personalfilen som ska användas för utvärderingsändamål.
Ge framstegsrapporter under året så att bokföringshandledaren kan hålla sig på väg mot att uppnå målen. Eftersom chefen kommer att mäta framstegen varje månad kan en lägesrapport göras månadsvis.
