Oavsett om du har ett litet företag eller ett stort företag är det viktigt att lagra och hantera de dokument som skapats under verksamheten. Dessa kan innehålla allt från digitala filer och avkastning till kontrakt och projektrapporter. Det är här dokument- och registerhantering kommer in. Dess främsta mål är att bearbeta inspelad information, förbättra allmänna arbetsprocesser och ge snabbare hämtning av data. Flera typer av system för rekordhantering finns, och alla har särdrag.
Vad är ett registerhanteringssystem?
Saknade företagsintäkter eller fakturor, felaktiga dokument och korrupta filer är alla vanliga klagomål bland företagare. Mellan 2005 och 2018 exponerades över 22 miljoner poster i USA som ett resultat av dataöverträdelser. Vidare spenderar anställda hälften av sin tid på att söka efter information relaterad till företagets verksamhet. Mer än 26 procent säger att datahantering i sina organisationer är något kaotiskt.
Företag stora och små är skyldiga att behålla sina register för en viss period. Bank- och kreditkortsutlåtanden, till exempel, bör lagras på ett säkert ställe i minst sju år. Detsamma gäller för förberedelsedokument för skattereduktion. Investeringskontoansökningar, avbeställda kontroller och löneposter måste hållas i minst ett år.
Vad händer om dessa dokument går vilse eller skadas? Tänk dig att du slår på datorn för att inse att den har hackats. Om din kontorsbyggnad hamnar, kan alla dina filer förloras för alltid. Visst, du kan alltid behålla kopior på en annan plats, men det skulle innebära mer utrymme och högre kostnader.
Ett registerhanteringssystem, även känt som ett RMS-system, kan göra allt mycket enklare. Denna typ av programvara låter dig lagra, hitta och använda officiella handlingar som bevis på transaktioner, betalningar och annan affärsverksamhet. De senaste dokument- och registerhanteringsprogrammen har avancerade funktioner som sökverktyg, skanningskapacitet, retention och klassificeringsverktyg, överensstämmelsespårningsfunktioner och mer.
Rekordhantering säkerställer inte bara att dina filer kommer att vara tillgängliga när du behöver dem, men det kan också förbättra arbetsflödet och produktiviteten inom din organisation. Medarbetare kommer snabbt att kunna hämta data, bearbeta information, identifiera ägaren till varje serie poster och eliminera överflödiga data.
Cloud-Based Records Management Software
Med ett molnbaserat registerhanteringssystem har du alla dina dokument på ett ställe. Den här digitala lagringslösningen fungerar som ett lager för filerna i din organisation, så att du kan komma åt dem när som helst och var som helst. Det är särskilt användbart för företag med avlägsna lag samt de med kontor på flera platser.
Denna typ av RMS-programvara håller dina filer säkra och eliminerar behovet av ytterligare program för att utföra rutinmässiga säkerhetskopior. Dessutom gör det det möjligt för användare att tilldela specifika filer till andra lagmedlemmar och skicka meddelanden i realtid istället för att skicka e-postmeddelanden fram och tillbaka. Eftersom data lagras på värdens servrar är det mindre sårbart för cyberattacker.
Enterprise Records Management Software
Stora organisationer väljer vanligtvis programvara för företagsrekordhantering. Dessa program har avancerade funktioner och kan lagra, organisera och bearbeta stora mängder data. Med ett företags RMS-system kan du lättare hantera fysiska och digitala poster, spåra status och plats för varje fil och överföra data från äldre system till den senaste mjukvaran.
För bästa resultat, välj ett program med säkra användaråtkomstkontroller, realtidsdataindexering och hanteringshanteringsmekanismer. Ett pålitligt företag RMS-system gör att du kan placera poster i vänteläge, genomföra fulltextsökningar och importera fysiska och digitala poster i vilket format som helst från vilken som helst källa. Dessa funktioner kan effektivisera din affärsverksamhet och leda till bättre beslutsfattande.
Dessa typer av programhanteringsprogram kan delas upp i flera andra kategorier. Innehållshanteringssystem, dokumenthanteringssystem och digitala bildhanteringssystem är bara några att nämna. Vilken som ska väljas beror på företagets behov och budget.
