"Roberts Order of Order", en regelbok för parlamentariska förfarandet, kan hjälpa organisationer att genomföra mer effektiva möten. Mötena ordnas av en ordförande, som är ansvarig för att leda mötet genom att tillämpa bokens regler och ange vem som får prata vid vissa tillfällen. Din första plikt som ordförande är att utse en sekreterare, som kommer att skapa en skriftlig rekord av vad som händer under mötet. Efter att sekreteraren väljs, börjar mötet.
Börja mötet genom att säga, "Mötet kommer att beställa." Gruppen vill kanske dela en inledande ceremoni, till exempel en påkallelse eller recitering av Åtagandebudet.
Bjud in sekreteraren att läsa protokollet från ett tidigare möte, om det fanns en, eller fråga om det finns några korrigeringar till protokollen om de delades med medlemmarna i förväg. Om det inte finns några korrigeringar godkänner du protokollet för att göra dem till en del av den officiella posten för möteshändelserna.
Ringa på medlemmarna att rapportera om specifika roller eller aktiviteter, såsom kassörens rapport. Om rekommendationer görs kan ytterligare parlamentariska förfaranden - t.ex. debattering eller omröstning - behöva ske. Om inte, rör sig mötet vidare för att adressera andra rapporter.
Adressera oavslutat företag endast om ett föregående möte slutade när det fortfarande fanns saker att diskutera. Ta upp dessa i den ordning de ursprungligen planerades.
Fråga gruppen om det finns nya affärer att diskutera.Varje deltagare kan "hävda golvet" för att diskutera ny verksamhet.
Avsluta mötet genom att säga, "Eftersom det inte finns något ytterligare företag, är mötet uppskjuten."
tips
-
Låna en kopia av den kompletta regelboken och den korta guiden från ett bibliotek eller köp kopior till din organisation så att du snabbt kan slå upp information om att köra möten smidigt.
