Kontraktshanteringsprogramvara är utformad för att öka effektiviteten för kontraktsadministratörer som är skyldiga att utveckla och behålla ett stort arbetsflöde av leverantörs- och leverantörskontrakt. Det ger en digital lösning och ett centralt läge för att hantera kontrakt. Ett sortiment av program för programhantering finns tillgängligt på marknaden och var och en kommer att erbjuda en annan sorts funktioner.
Utveckla en databas med kedjekontraktmallar. Kontraktshanteringsprogramvara har i allmänhet möjlighet att lagra generella kategorier av pannplattskontrakt som fungerar som pannplattformar för nya förhandlingar. Kategorisera databasen med kontrakt för att hjälpa administratörer att hantera stora mängder leverantörs- och leverantörskontrakt för upphandling av olika varor och tjänster.
Spåra ändringar i kontrakt. Under kontraktsförhandlingsstadiet kan kontraktshanteringsansökan ge administratörer möjlighet att bedöma historiska förändringar i kontrakt. Detta kan vara till hjälp när man utvärderar förhandlingsprocessen, t.ex. att identifiera typen av medgivanden som gjorts under förhandlingarna. Dessutom innehåller programvaran typiskt kalendringssystem med ticklers, verktyg för att dela information med parter över ett företag och möjligheten att schemalägga och utveckla dagordningar för möten som är relaterade till specifika kontrakt.
Spåra kontraktets prestanda. Krav på kontrakts prestanda kan vara en spårad funktion genom ett kontraktsprogram. När ett nyckelprestandekrav är slutfört kan detta noteras som en funktion i kontraktshanteringsprogrammet. Detta hjälper administratörer att identifiera kontrakt som behöver uppmärksamhet, till exempel när prestandakraven inte levereras enligt fastställda tidslinjer.
Hantera uppsägda kontrakt. Kontraktshanteringsprogrammet ger administratörer möjlighet att markera kontrakt som avslutade. Kontrakt kan avslutas av olika skäl. Detta beror vanligtvis på bristande prestanda. Spårning av denna information kan hjälpa till med att utföra kvantitativa datautvärderingar. En organisation kanske exempelvis vill titta på återkommande orsaker till uppsägning av kontrakt och även identifiera avdelningar som genererar de mest uppsägda kontrakten.
Hantera stängda kontrakt. En organisations granskning av avtalsprestanda vid slutna avtal kan innefatta en leverantörs prestationsbedömning. Kvantitativa data som är tillgängliga från kontraktshanteringsprogrammet gör det enklare att generera kvantitativa datarapporter som kan användas för utvärderingar. Dessutom kan rapporter genereras om det totala antalet slutna avtal under en given period, inklusive finansiella bedömningar för budgetändamål.
Varning
Konsultera med juridisk rådgivare för att säkerställa att funktionerna för kontraktshanteringsprogramvara överensstämmer med avtalsrättsliga krav inom staten som regeringar kontraktet.
