Kontantinkomster sker när ett företag får kontantbetalning från försäljningen av en produkt. Företaget kan ta emot kontanter i olika former, inklusive kreditkortsavgifter, personliga kontroller, företagskontroller, ACH-bank eller banköverföringar och kassörskontroller eller postanvisningar.
tips
-
Kontantkvitton är någon form av kontanter som tas emot av ett företag, såsom kundbetalningar (via kreditkort, personlig check, kontanter, affärskontroll, postanvisning, banköverföring eller bank ACH), intäkter från försäljning av icke-operativa tillgångar, ränteintäkter, realisationsvinster eller utdelningar som betalas ut från investeringar eller royalties.
Ta emot och spela in pengar
När ett företag har kontanter, måste en revisor dokumentera inkommande pengar och göra det med hjälp av en specialiserad bokföringskalender som kallas en kvitto för kontanter. Den här journalen tjänar till att spåra när företaget mottar kontanter och en revisor krediterar försäljningskontot och debiterar kontokontot. Om en försäljning görs på kredit, till exempel när ett företag utfärdar en faktura och en kund har 30 dagar att betala räkningen, blir denna försäljning bokad i en separat försäljningsdagbok.
Många företag, som restauranger, gör en stor mängd kontanttransaktioner. Ett antal andra redovisningsverktyg hjälper till att hålla reda på kassaflöden, såsom ett dagligt kassakonto, en kontantutbetalningsdagbok, en likviditetsfond och periodiska bankavstämningar.
För företag som huvudsakligen gör kontantförsäljning ger det dagliga kontoutdraget ett sätt för företaget att spåra alla mottagna kontanter och alla utbetalade pengar. I slutet av varje arbetsdag kan ledningen räkna de faktiska kontanterna, jämföra det med transaktionerna på kassan och göra en daglig insättning. I slutet av varje dag är det viktigt att förena skillnaderna mellan totalerna och följa upp orsaken. Ofta togs en liten summa pengar för att täcka en annan kostnad men registrerades inte någonstans.
Detta grundläggande system ger möjligheter att fånga bedrägerier som leder till att pengar saknas eller fel uppstår som leder till kontantöverlåtelser. En brist kan också komma från en transaktion som du betalat för och glömde att spela in, men kassan kan hjälpa dig att fånga detta.
Kontantcykeln
Kontantkvitton spelar en viktig roll i något som kallas kontantcykeln, vilket motsvarar hur lång tid det är mellan när ett företag betalar ut pengar till sina lagerleverantörer och tar emot pengar från försäljning till sina kunder. Företag använder denna cykel för att hjälpa dem att räkna ut hur mycket pengar de måste använda för att finansiera sin löpande verksamhet, och detta viktiga koncept hjälper också företagen att uppskatta de krav som de kan ha för finansiering. Detta kallas också kontant-till-kassa cykeln.
Företagen använder en beräkning för att räkna ut antalet dagar i deras kassacykel. Beräkningen kallas en kontant-till-kontantberäkning, som du kan beräkna med följande formel:
Kassaflöde, eller kontant till kassa dagar = Dagens inventering på hand + Dagars utestående försäljning - Dagliga utestående skulder
Kassaflödesberäkningen berättar hur mycket tid det tar att byta ut kontanter i kontanter. Detta är väldigt insiktligt för tillverkningsföretag som måste ta reda på hur lång tid det tar att bearbeta råvaror till säljbar lager, slutföra försäljningen och samla in pengar från kunden. Denna likviditetsmått, eller hur enkelt bolaget kan göra färdiga råvaror i kontanter, kan hjälpa ledningen att upptäcka ineffektiviteten i produktions- och försäljningsförfarandet.
Cash-to-Cash Exempel
Säg att du har ett företag som säljer widgets, och inventeringen brukar vara kvar i ditt lager i cirka 40 dagar innan du säljer. Säg också att du säljer till dina kunder på kredit, och de betalar dig inom cirka 50 dagar. Du har räkningar som måste betalas, och du betalar vanligen dem inom 30 dagar, så du har 30 dagar av utestående betalningar. Din beräkning skulle gå enligt följande:
Kontantcykel: 40 dagar inventering + 50 dagar utestående försäljning - 30 dagar utestående skulder = 60 kontant-till-kassa dagar
Du skulle dra slutsatsen att ditt företag kommer att behöva ha tillräckligt med rörelsekapital för att täcka utgifterna i 60 dagar, eftersom det tar 60 dagar att få kontanter från din nuvarande inventering och försäljningsaktivitet.
Denna beräkning kommer att vara till nytta, särskilt när du behöver omberäkna på grund av förändringar i tidpunkten för dina kvitton, när du hanterar ett stramt kassaflöde under en konkursfall eller när ditt företag vill utforska skuldalternativ för att minska lånekostnaden.
Kontantutbetalning
Kontantutbetalningar, kallade kontantutflöden, är kontanta belopp som lämnar företaget. Några exempel är leverantörsskulder, rörelsekostnader och mindre pengar.
Pengarna rinner ut ur företaget och registreras i en kontantutbetalningstidning. Från kontoutbetalningsjournalen redovisas transaktionerna i huvudboken, bokföringsbokslutet och eventuella andra ledande poster. Till exempel, som butiksägare kan du göra betalningar för att köpa ny inventering, betala räkningar i dina leverantörsskulder och täcka lönekostnader.
Tillverkare gör kontantutbetalningar att betala för råvaror för att skapa produkter och att betala för övriga produktionskostnader. Kontantbetalningsjournalen konton mottar debiteringar och krediter för varje transaktion, och tidskriften visar hur summan påverkar bolagets totala kassakonto.
Genom att titta på kontanta utbetalningar i tidningen kan ledningen spåra hur mycket pengar som går ut ur företaget och av vilken anledning. Kontantutbetalningsjournalen visar också kontrollnumret för alla utfärdade kontroller, vilket gör det enkelt att leta efter eventuella saknade eller problematiska kontroller. I ett bokföringspaket, till exempel QuickBooks, kan du se kontoutbetalningsjournalen kallad ett kontrollregister.
Rubrik av bedrägeri
Revisorer nämner ofta interna kontroller, och dessa viktiga riktlinjer fungerar som säkerhetsåtgärder för att förhindra bedrägerier när det gäller kontantinkomster och utbetalningar. Företag som saknar lämpliga interna kontroller kan hitta en anställd som använder företagskontroller för att betala sina personliga räkningar eller göra överföringar till sig själv.
För att säkerställa att kontantutbetalningar har tillräckliga skyddsåtgärder som förhindrar bedrägerier är det viktigt att företagen avskiljer sina uppgifter så att samma person som godkänner eller undertecknar en check eller banköverföring inte har möjlighet att göra andra delar av transaktionen, till exempel att skapa kontrollera eller initiera överföringen.
För mindre företag kan detta vara svårt på grund av en liten personal och det hjälper till att få tillgång till bankredovisningar innan någon annan företags personal gör det, att granska varje transaktion och kontrollera kopia, letar efter något som förefaller ovanligt och följ sedan upp med banken om det behövs.
Att granska godkända kontrollsignaler är ett viktigt steg, och den här personen ska inte ha tillgång till tomma kontroller eller någon möjlighet att ange transaktioner i företagets bokföringssystem. Genom att använda ett signaturstämpel för kontroller kan det skapas ytterligare problem eftersom det ofta är mycket lätt för någon att stjäla frimärket och också stjäla en stack av tomma kontroller.
Vissa företag har sina kontroller kräver två signaturer, vanligtvis med någon typ av dollar tröskel så att mindre checkbelopp kan användas med bara en signatur. Detta möjliggör en viss grad av segregning av uppgifter vid utfärdande av kontroller över ett visst tröskelbelopp. Glöm inte överföringar, eftersom de har blivit mer populära de senaste åren.
Personal som är ansvarig för att skapa överföringar ska separeras från den person som släpper över överföringarna. Om bemanningen inte tillåter separering kan du ställa in ett system där din bank ringer till en annan person inom företaget när det tar emot en begäran om överföring av pengar.Detta samtal bör inte gå till en person som har förmåga att inleda banköverföringar.
Slutligen utföra en månadsbankavstämning med någon som inte är involverad i kontantutbetalningarna. Eventuella ovanliga transaktioner eller kontrollera bilder ska följas upp och undersökas.
Hur beräknar du en ingående kontantsaldo?
Ett företags kassaflöden spelar en viktig roll i budgetflödet. Du kanske har hört ett kassaflödesanalys kallat "källor och användningsdeklaration". Bolagets kvitton utgör bolagets livsnerven, källa till kontanter. Bolagets kontantutbetalningar utgör användningen av kontanter.
För att beräkna öppningsbalansen för dina källor och använder kassaflödesanalysen, behöver du bara titta på ditt kontoutdrag online eller ringa till banken och ange hur mycket pengar som finns i banken. Till det här öppningsbeloppet lägger du till vilka kontanter som kommer in och subtraherar de totala kontantutbetalningarna som går ut ur företaget. Summan av dessa tre delar motsvarar din slutliga balans, eller hur mycket pengar du har kvar. För en budget kan det vara bra att visa denna beräkning varje månad.
Till exempel är ditt öppningsaldo det pengar du har på den första dagen i månaden. Din inledande balans för nästa månad är lika med slutbetalningen för föregående månad. Din inledningsaldo för en viss månad motsvarar alltid samma belopp som slutbetalningen från föregående månad.
Som en del av att skapa ett kassaflödesanalys, speciellt om du använder den direkta metoden som inkluderar kontanter från operativ, investerings- och finansieringsverksamhet, kan du fråga, "Betalas kontanter från kunder en verksamhetsaktivitet?" Ja, men det är inte så enkelt. Inte alla kunder betalar pengar, så några av bolagets försäljning kommer i form av kundfordringar sedan försäljningen gjordes på kredit. I det här fallet måste du börja med företagets totala försäljningsbelopp för en viss månad och justera det baserat på förändringen i företagets kundfordran för att komma till rätt kvittoantal.
Om kundfordringarna ökar under den aktuella perioden, drar du av denna ökning från din försäljningsfigur för att beräkna mängden kassaflöden från kunder. Om din betalningsbalans har minskat, lägg till den här minskningsbeloppet för din totala försäljning för att beräkna den totala kontot som mottagits från dina kunder.
Typer av kontantuttag
Kontantinkomster kommer till ett företag i många former, främst från kundförsäljning. Beroende på storlek och verksamhetstyp kan dessa inflöden vara i form av betalningar med kreditkort, kontanter, postanvisning eller personlig kontroll, till exempel. Ett abonnemangsföretag kan få större delen av sina kassaflöden i form av bank ACH-betalningar. Företag får också pengar från andra aktiviteter än att sälja varor eller tjänster, såsom royalties, ränteintäkter, utdelningar och realisationsvinster från investeringar och intäkter från försäljning av olika tillgångar.
Intäkter är de pengar som ett företag mottar från sin normala, löpande affärsverksamhet. När det är dags att läsa bokslut och tolka faktiska kassaflöden jämfört med ett beräknat tal, hjälper det att definiera en del av terminologin. Till exempel är intäkter och resultat detsamma? Nej, eftersom intäkter, även kallade försäljning, representerar pengar från kunder, representerar intäkter vad som är kvar efter att ha använt dessa intäkter för att betala bolagets utgifter.
Är intäkter och vinster detsamma? Vinsten betyder i huvudsak samma sak som intäkter, eftersom det bara motsvarar den summa pengar som finns kvar efter att du har betalat alla räkningar ut ur de pengar som erhölls från dina kunder.
Och slutligen är intäkter och inkomster detsamma? Vissa människor kan använda termen "inkomst" för att representera försäljningsintäkter, men från en redovisningsmässig synvinkel är inkomsterna mer benägna att betyda rörelseresultatet. Rörelseresultatet skiljer sig något från vinst eller vinst eftersom det har kostat varor och rörelsekostnader avyttrad från försäljningen, men i motsats till resultat eller vinst ingår rörelsekostnader inte skattekostnader och andra icke-driftskostnader.
