Internal Revenue Service gör det möjligt för skattebetalarna att dra av kostnader för att använda en bil eller lastbil för affärsändamål. Medan du kan välja att avskriva de faktiska kostnaderna för att använda ett fordon för affärer väljer de flesta att ta standardavdrag för avdrag, vilket år 2014 var 56 cent per mil. Men du kan inte bara gissa på ditt företag mil. IRS kräver att du håller register för att bevisa att de miljar du drar är korrekta och verkligen var för affärsändamål.
IRS Krav
IRS-föreskrifter för skattebetalare som väljer att dra av standardkvoteringsfrekvensen kräver en logg som visar "miles reste, destination och affärsändamål." Du inkluderar inte denna logg med de skatteformulär du skickar i slutet av året, men du måste behålla det som bevis om IRS frågar din körsträckaavdrag eller om du någonsin granskas. Din logg bör innehålla tillräcklig information för att tillfredsställa revisorn. Om du till exempel registrerar det den 12 januari körde du 9 mil till ett möte med en klient, var beredd att bevisa att avståndet var faktiskt 9 miles. Och ditt uttalade syfte måste innehålla tillräckligt med detaljer för revisoren för att fastställa att detta var en legitim affärsresa.
Miles du kan dra av
IRS definierar också vad det anser som avdragsgilla körsträcka för företag. Till exempel kan du inte dra av milen mellan ditt hem och din arbetsplats. Men du kan dra avståndet mellan två olika verksamhetsställen. Du kan dra av körsträckan mellan kontoret och kontoret hos kunder du ringer på, även om ditt kontor är i ditt hem. Om du reser till en konferens eller ett möte eller tar ett seminarium som kommer att gynna dig i ditt företag, räknas detta som ett företagsavdrag. Om din resa kombinerar både affärs- och personliga ändamål kan du dra av endast affärsdelen av resan. Om du till exempel kör till postkontoret för att skicka dokument till en kund, slutar du med mataffären för att hämta middag, du kan bara dra av körsträckan som är kopplad till resan till postkontoret, inte mataffären.
Elektroniska poster
Appar för smartphones, tabletter och persondatorer automatiserar att hålla koll på företagets körsträcka. Sådana program tillåter dig att fylla i nyckelfakta, till exempel din destination och resans syfte, och de kommer att beräkna körsträckan. Många av dessa program låter dig exportera data till ett kalkylblad. Du kan också installera global positionsprogram i din bil för att hålla koll på alla dina körsträckor. Men som en artikel i New York Times 2006 om spårning av programvara kan programvaran vara mottaglig för glitches och hårdvaruproblem, så regelbundna säkerhetskopior av dina data är avgörande.
Skriftliga skivor
Ett av de enklaste sätten att spåra körsträckor är att hålla en skriftlig logg i din bil - i en anteckningsbok eller på ett körsträckt loggformulär du skriver ut från datorn eller köper på en kontorsleveransbutik. Utveckla vanan att registrera din början och sluta kilometerns avläsningar varje gång du använder din bil för affärer, såväl som att notera affärens syfte med resan. Fyll i informationen för varje resa och totalt milen i slutet av året. Du kan också använda annan dokumentation, t.ex. utskrifter av körriktningar eller kartor, som ytterligare säkerhetskopiering för körsträckaavdrag.
