En lägesrapport är exakt vad namnet antyder: en rapport om en situation som innehåller verifierad, faktuell information som ger en klar bild av "vem, vad, var, när, varför och hur" av en händelse eller situation. Många organisationer använder lägesrapporter för att ge chefer inmatningen och informationen de behöver för att fatta rätt och lämpliga beslut. Nödförvaltningsorganisationer, myndigheter, väpnade tjänster, företag, brottsbekämpande organ, humanitära icke-statliga organisationer och diplomater alla är beroende av lägesrapporter.
Observera situationen så tydligt som möjligt. Om händelsen var en naturkatastrof, se katastrofområdet och notera inverkan på mark, infrastruktur och befolkning. En lägesrapport måste ge alla relevanta fakta till personer som kommer att basera sina beslut på dessa fakta. Observera noggrant. Hypoteser och åsikter hör inte i en situationsrapport.
Prata med alla berörda personer från vilka du behöver information. Varje organisation som kräver eller producerar lägesrapporter kommer sannolikt att lista personal som behöver kontaktas och debriefas. Ta bra noter under varje konversation, eftersom du kommer att inkludera dessa uppgifter i rapporten.
Samla in och samla data. Målet är att ge den mest omfattande bilden möjligt av ett evenemang och resultaten av den händelsen. Notera detaljer om varje aspekt av situationen: vad hände, vem, detaljer om tid, datum och plats, påverkan på infrastrukturen och hur lokalbefolkningen svarar. Många organisationer har ett standardformat för en situationsrapport som begär vissa typer av information. Om ett sådant format finns, använd det. Det kommer att göra datainsamlingen snabbare och mer exakt.
Komponera rapporten i logisk ordning. Inkludera all relevant information. Använd tydlig och kortfattad vokabulär för att beskriva händelser, undvika adjektiv och adverb. Vanliga lägesrapporter kommer troligen att följa den ursprungliga lägesrapporten, så du behöver bara beskriva vad som händer nu, inte vad som kan hända inom en snar framtid.
Inkludera en viktig höjdpunkt eller en sammanfattande del i början av rapporten, men först efter att alla uppgifter har samlats in och lagts i logisk ordning. Använd fakta och siffror, undviker antagande. Sammanfattningen eller höjdpunkterna måste förmedla den viktigaste informationen för upptagna överordnade att läsa först.
tips
-
Tänk på läsarna av rapporten och vad de behöver veta om situationen.
