För de flesta är besvikelse en del av livet. Känslan är så vanlig att många människor svalar känslorna utan klagomål, sakta matar en växande pool av vrede. De kan göra ursäkter för den förolämpande parten och berätta för sig själva "De gör det bästa de kan." Det kan vara sant, men en liten konstruktiv kritik gör aldrig ont för någon. Företag och andra enheter som får besvikelsebrev inser snart att det är i deras bästa att skapa utrymme för förbättringar. Som ordstaven säger, "Det squeaky hjulet får fettet."
Organisera dina fakta. Den person eller det företag du skriver besvikelsens brev till, kan inte förbättra sin affärs- eller personliga praxis om du inte tydligt förklarar hur de har misslyckats. Innan du skriver brevet, se en lista över instanser där du kände dig besviken, organiserad i kronologisk ordning. Om du har officiell dokumentation från andra källor, har du också de praktiska innan du börjar ditt brev.
Lista dina klagomål. Förklara tydligt vad dina förväntningar var och hur de inte var uppfyllda. Använd dokumentation från andra källor om det behövs.
Förklara hur klagomålen gjorde att du kände. Om du till exempel skriver till ett snabbmatföretag om upprepade gånger oförskämd kundservice, förklara att det får dig att känna som om dina pengar och beskydd inte värderas inom deras organisation.
Var snäll.Kom ihåg att målet med ditt brev är att hjälpa en person eller organisation att förbättra, inte försämra dem. Du pekar helt enkelt på hur du känner att de kunde klara sig bättre. När du skriver ett besvikelsebrev till ett företag, kom ihåg att den person som läser brevet sannolikt inte kommer att vara den person du har klagomålet med. Var inte oförskämd eller otäck; behåll tonen i bokstaven, eller åtminstone professionell.
Gör förslag till förbättringar. Nu när du har pekat på problemet, hjälp med att peka på dem mot lösningar.
Presentera dina krav Om du känner att du förtjänar återbetalning för din upplevelse, är ett besviklingsbrev platsen att fråga. Oavsett om du ber om en direkt återbetalning eller en diskonterad eller gratis tjänst i framtiden, ange att mötet dina krav kommer att gå långt mot att hålla dig som kund.
Skriv brevet. Professionell presentation av din besvikelse kommer att låta mottagaren veta att du är allvarlig.
Gör kopior av brevet. Om ditt brev försvinner, blir ett tvistemål eller blir den första i en lång kedja av besvikelsebrev, bör du ha en kopia för dina poster. Om du inkluderar andra dokument med ditt brev, gör kopior av dessa dokument och skicka kopiorna. Håll alltid originalhandlingar för dig själv.
