En budgetförfrågan är en affärsbrev som söker medel för utgifter och driftskostnader för ett projekt eller en avdelning inom en organisation. Mindre formell än ett traditionellt affärsförslag, måste denna förfrågan fortfarande följa strikt business writing decorum och ge läsaren en grundlig förståelse av projektet medan du svarar på några frågor som kan uppstå.
Föremål du behöver
-
Detaljerad budget
-
Kontaktinformation för publiken
-
Stödjande dokumentation
Hitta den rätta personen som övervakar budgetkraven för ditt specifika projekt. Inom varje organisation kan det finnas flera olika individer som övervakar utgifter och budgethänsyn. Ta dig tid att utforska din publik noggrant. Se till att du får rätt stavnings- och kontaktinformation.
Ge historisk bakgrund till projektet. Detta bör inkludera tidigare erfarenhet av liknande projekt, tidigare budgetar eller utgiftsplaner och framgången från tidigare insatser. Inkludera alla senaste trender som kan påverka projektets framgång eller misslyckande.
Ange syftet med den aktuella budgetförfrågan och ge detaljerade planer. Inkludera hur pengarna kommer att fördelas och vilka kostnader kommer att täckas. Om budgeten till exempel kommer att spenderas på bemanning och leveranser, ange vilken procentandel av budgeten som ska fördelas för varje krav. Adressa eventuella frågor som en rimlig person kan fråga om projektet i förväg för att undvika förseningar i godkännande eller en formell avslag på begäran.
Fäst en detaljerad budget för projekt eller avdelningskostnader. Detta ger den utvärderande individen de exakta siffrorna för projektet. Som en vanlig budget bör det här avsnittet innehålla exakta rader för varje utgift som krävs. Om exakta siffror inte är tillgängliga kommer det att vara nödvändigt att uppskatta den totala utgiften för den aktuella raden.
Stäng förfrågan genom att sammanfatta viktiga detaljer som omfattas. Detta kan vanligtvis ske inom en eller två stycken. Ta sedan med ditt namn och din kontaktinformation. Föreslå ett uppföljningsmöte för att ytterligare diskutera finansieringsförfrågan.
tips
-
Affärsskrivning måste alltid vara ren och koncis. Ge tillräckligt med information för att presentera ett giltigt argument för din förfrågan, men försök inte att överdriva med fluff. Kom ihåg att din läsare kommer att ha många projekt att granska. Slösa inte hennes tid med obetydliga detaljer.
Varning
Var försiktig när du beräknar framtida utgifter. Om du beräknar för lite för en raden kan din budget bli betydligt lägre än vad som verkligen behövs. Om du beräknar för mycket kan din budget anses vara orimlig och avvisas.
