Medarbetardokumentation är av flera anledningar viktigt. Dokumentation motiverar anställningsåtgärder, från rekrytering och urval till avgång, pensionering eller uppsägning. Utbildning och utveckling samt ersättning och förmåner är också delar av personaldokumentation. Att upprätthålla noggrann och fullständig dokumentation stöder personalmålen, såsom successionsplanering och främjande inomifrån. Medarbetardokumentation, när den är beredd noggrant, konfidentiellt och enligt företagets policy, är ryggraden i en personalavdelning.
Rekrytering och urval
Även om din rekryterings- och urvalsprocess börjar med ansökan online via ett sökningsspårningssystem, är dokumentationen fortfarande en viktig del av anställningsprocessen. Hyresprocessen omfattar i åtminstone preliminära telefonsvarningar, ansikte mot ansikte intervjuer och intervjuer utvärderingar. Dokumentation är avgörande för denna process. Att ta anteckningar under personliga intervjuer är praktiskt taget ett krav för att hjälpa till att göra ett klokt anställningsbeslut. Dessutom, om du vill vidarebefordra kandidatens kvalifikationer till en annan anställningschef, hjälper det att dela dina intervjuanteckningar. Intervju anteckningar innehåller dina personliga bedömningar och åsikter. Därför, om inte anteckningar från rekryterings- och intervjuprocessen innehåller testresultat eller omarbetning av vissa fakta om kandidatens skicklighetsuppsättning, är denna typ av dokumentation vanligtvis inte en del av personalfilen. Det är viktigt att anställningsdokumentationen också underbygger anställningsberättigande.
Medarbetarutbildning och utveckling
Dokumentation av anställdas prestanda är viktigt för att upprätthålla arbetsnöjdhet, produktivitet och engagemang. Ditt prestationshanteringssystem innehåller ett antal komponenter, till exempel jobbbeskrivningar, informell feedback, utbildning, disciplinära åtgärder och årliga prestationsutvärderingar. Alla dessa komponenter kräver dokumentation för ditt prestationshanteringssystem för att hålla dig på rätt spår. Brist på dokumentation ligger nära brist på kommunikation på detta område. Anställda beror på feedback för att inspirera motivation och höja medarbetarnas moral. Utan dokumentation saknar medarbetarna de verktyg som behövs för att uppfylla arbetsgivarens förväntningar.
Ersättning och förmåner
Medarbetardokumentation är ett viktigt inslag i din kompensations- och förmånsstruktur. Utan denna typ av dokumentation är det omöjligt att spåra anställningslöner, meriter ökar, årsskiftet bonusar och obligatoriska och frivilliga avdrag. Dokumentation upprätthåller också personalförmåner status, såsom hälso-och sjukvård alternativ, beroende vård och flexibla utgifter konton. Lönedelsavdelningen registrerar en stor del av arbetstagardokumentationen inom detta område. Däremot har din sekretessansvarig exklusiv tillgång till all medicinsk-relaterad dokumentation för att bevara den konfidentiella karaktären hos anställdas information.
Sysselsättning Slut
När en anställds tjänst med företaget upphör är dokumentationen extremt viktig. Oavsett anledning måste du förbereda och föra pappersarbete som dokumenterar denna anställningsåtgärd. Om du avslutar en anställd, kommer dokumentationen motivera ditt beslut. Anställdas ansvarsfrihet i samband med dålig prestanda, policyöverträdelser eller grov missförhållande kräver dokumentation för att stödja den ofrivilliga uppsägningen. Om arbetstagaren beslutar att lämna ett klagomål för felaktigt ansvarsfrihet kan dokumentationen skydda dina tillgångar om klagomålet eskalerar till rättstvister. Om en anställd går i pension eller avgår, krävs dokumentation för fortsatta hälso- och inkomstförmåner.
