Det gynnar yrkesverksamma att ha ett starkt grepp om företagsskrivning, särskilt om de har en administrativ ställning. När din chef frågar dig att skriva något i affärsform, till exempel ett memo, måste du veta rätt sätt att göra det. Annars har du inte den inverkan du vill ha på mottagarna. Du kan undvika detta scenario genom att veta hur man skriver ett memo i standard företagsformat.
Skapa ett meddelande som innehåller alla standardavsnitt, som innehåller rubriken, syftet, diskussionen och stängningen, rådgör Hodu.com. En sammanfattning är en valfri sektion.
Ställ in rubriken för ditt memo. Alla noteringar kommer att ha en standardrubrik som innehåller fyra rader som ska märkas "Till", "Från", "Datum" och "Ämne".
Fyll i rubriken i ditt memo. Efter "Till" skriver du vem bokstaven distribueras till, till exempel en viss person, grupp människor eller avdelning. Efter "Från", placera antingen ditt namn eller personens namn du skriver brevet till, till exempel din chef. Skriv in distributionsdatumet efter ordet "Date". Inkludera några ord som sammanfattar syftet med notatet i "Subject" -raden.
Skriv ett kort stycke som förklarar syftet med notatet i några få meningar. Notatet kan vara av informativa skäl, förklara ett problem eller begära en viss åtgärd från mottagarna.
Diskutera formålet med notatet i detalj i de följande flera styckena. Ge inte onödig information eller upprepa dig själv, men ge tillräckligt med detaljer så att alla mottagare förstår orsaken till noteringen och dess betydelse.
Skriv åtgärden, om något, som måste tas av mottagarna i en avslutande paragraf. Förklara vad som behöver göras och hur man ska gå för att åstadkomma det.
Lägg till en sammanfattande sektion till slutet av ditt memo, om det är längre än en sida eller innehåller mycket detaljerad, komplex information. Detta kommer att bidra till att klargöra syftet med ditt memo och ge mottagarna en referens för att titta tillbaka på utan att behöva läsa hela memo igen. Inkludera alla dina nyckelpunkter, liksom alla åtgärder som måste vidtas, i sammanfattningsavsnittet.
