De flesta företag utarbetar en årlig affärsplan som innehåller en finansiell prognos, även kallad företagsbudget. Planen eller budgeten är ett ledningsverktyg för att ge strategisk ledning för företaget. Det visar vilka steg som krävs för att genomföra de strategier som har valts - och hur mycket dessa steg eller åtgärder kommer att kosta - och prognostiserar intäkter och vinst som förväntas bero på att de genomförs. När de faktiska finansiella resultaten blir tillgängliga, vanligtvis i slutet av varje månad, jämförs dessa resultat med de budgeterade siffrorna i budget jämförelserapporter.
Förberedelse
Faktiska finansiella resultat utarbetas av företagets bokföringsavdelning. Budgeten kan också utarbetas genom bokföring, eller det kan finnas en specialiserad finansiell planerings- och analysavdelning som ansvarar för budgetberedningen. Budgetarna är utformade för att vara i samma format som de månatliga bokslutsförklaringarna, så jämförelser av faktiska resultat till budgeten är enklare. Dessa system är vanligtvis automatiserade så snart budgetsiffrorna är inmatade, skapas jämförelsesrapporterna automatiskt så snart bokföringsinformationen blir tillgänglig.
Värde
Skillnader mellan budgeterade och faktiska siffror visar viktig information till företagsledningen om hur verksamheten utförs. Helst var budgeten noggrant förberedd så att det kunde vara så noggrant som möjligt en förutsägelse av vad företaget kommer att kunna uppnå under det kommande året. När jämförelserna för budgeten visar väsentliga avvikelser betyder det att de antaganden som användes för att förbereda budgeten var felaktiga, eller att affärsmiljön förändrades från vad som hade förväntats. Budgetberäkningsrapporterna tillåter ledningsgruppen att snabbt identifiera var problemen uppstår.
Analys och tolkning
I stora företag med många avdelningar och flera divisioner kan volymen av redovisade redogörelser vara enorma, vilket innebär att volymen av jämförelser för budgeten också är stora. Redovisnings- eller finanspersonal tar dessa uppgifter och utarbetar sammanfattande rapporter för ledningen att granska. Dessa rapporter, som utarbetas varje månad, innehåller en berättande diskussion om resultat och analys av orsakerna till de mest signifikanta avvikelserna. Rapporten har diagram och diagram för att illustrera de viktigaste trenderna som toppledningen behöver granska och diskutera. Om utgifterna är högre än budgeten, måste analytikerna som ansvarar för att utarbeta budget jämförelserapporterna många gånger gå tillbaka till bokföringsjournalen för den perioden för att avslöja de särskilda orsakerna till avvikelserna. Analys av inkomsterna avviker med att avgöra huruvida enhetsförsäljningen var lägre än budgeterad eller det genomsnittliga priset per enhet var mindre än förväntat.
Korrigerande åtgärder
Efter att ha granskat jämförelserna för budgeten måste ledande befattningshavare avgöra om avvikelserna är tillräckligt stora för att motivera korrigerande åtgärder. En fråga är om avvikelserna var enstaka ovanliga händelser eller en del av ett återkommande mönster. Om försäljningen för en produkt faller under budgeten under ett antal månader kan en förändring av marknadsföringsstrategin göras för att få försäljningen tillbaka på rätt spår. Alternativt kan inkomstminskningen bero på faktorer som ligger utanför bolagets kontrollförmåga, till exempel en generell konjunkturnedgång. Svaret i det fallet kan vara att minska på budgeterade utgifter för att minska klyftan mellan budget och faktiska resultat under kommande månader.Toppledningen hanterar högre än budgeterade utgifter genom att träffa de chefer vars avdelningar var ansvariga för avvikelserna och fråga varför de inträffade.
