Oavsett vilken typ av verksamhet du kör, är ditt system för fakturering dina kunder en av de viktigaste aspekterna av vinst. Utan ett effektivt system för insamling av kundfordringar har du svårt att ta emot betalning. Utan betalning kan din verksamhet inte köras. Det finns flera potentiella system du kan använda för att fakturera dina kunder. Den som passar dig beror i stor utsträckning på vilken typ av verksamhet du kör.
Förutbetalda fakturering
En populär faktureringsmetod för servicebaserad verksamhet, som teleföretag eller Internetleverantörer, är förbetald fakturering. I denna typ av fakturering betalar kunderna i förskott för en viss tjänst: en viss tid eller enheter. Betalning sker och måste tas emot innan dina kunder har tillgång till sin köpta tjänst. Det är ett effektivt faktureringssystem för att säkerställa att dina kundfordringar konsekvent betalas upp innan tjänsterna görs.
Efterbetald fakturering
Postpaid fakturering är ett system där kunden accepterar att betala vid senare tidpunkt för produkter eller tjänster som mottas. Vid slutet av en viss faktureringsperiod skickar du en faktura till dina kunder med uppgifter om deras kontonummer, tjänst eller produkter som används, skuldbeloppet och betalningsfristen. Fakturerings- och bokföringsprogram är tillgänglig för att behålla denna information. Det kan vara svårt att samla på dessa typer av räkningar om du hanterar kunder med dålig kredit eller som helt enkelt vägrar betalning. Om du engagerar dig i denna typ av fakturering, överväga att erbjuda rabatter för snabb betalning, men var beredd att tilldela personal att direkt kontakta kunder för utestående räkningar. I extrema fall kan det bli nödvändigt att byta kontot till en samlingsbyrå.
Kredit- och betalkort
Kredit- och betalkort är inte lämpliga som ett enda faktureringssystem, men är viktiga vid ändringar i ett konto eller betalningar eller fel. Du kommer att utfärda kreditnota till kunder som betalat för tjänster eller produkter som de inte använde eller mottog, eller om ett fel i din fakturering orsakade att kunden betalade för mycket. Debetnoteringar kommer att användas på motsatt sätt; när en kund använder mer än hans förbetalda ersättning, eller om han annars är underladd för sina tjänster. Debetnoteringar begär i huvudsak mer pengar från kunden, medan kreditnota eller krediter översätts till återbetalade pengar eller servicekrediter rullas över till nästa faktureringsperiod.
Orderbaserad fakturering
Orderbaserad fakturering kan jämföras med förbetald fakturering för produkter. Om ditt företag är en leverantör eller grossist kan du välja att kräva att dina kunder ska betala helt eller delvis när de lägger order. Detta bär de tidigare fördelarna med förbetald fakturering. Du kan också kräva enbart delbetalning i förskott och full betalning vid ett senare tillfälle, vid vilken tidpunkt måste du skicka dina fakturor till resten av betalningen. För att använda den här metoden måste du hålla exakta uppgifter om vilka kunder som redan har betalat.
Leveransbaserad fakturering
I detta system för fakturering skulle du skicka en faktura och inköpsorder som specificerar varje föremål och kvantitet till din kund tillsammans med deras leverans. Du kan välja att kräva full betalning vid leverans eller ange ett betalningsfrist på fakturan. Var noga med att inkludera information om orderdisken i händelse av eventuella skillnader mellan inköpsorder och faktura.
