Det finns inga hårda och snabba regler när du skriver till flera personer som består av en styrelse, vilket innebär att du har flera alternativ för att adressera ditt brev. I allmänhet ska du förbereda ett brev när styrelsen är så stor blir det besvärligt att adressera varje regissör individuellt. För mindre brädor kan du skriva ett separat brev för varje person och använda "kol kopi" notationen för att referera till de andra mottagarna.
När du skriver till en stor styrelse
Om styrelsen består av fem eller flera individer - detta nummer är vägledande, inte en regel - det är vanligt att förbereda ett brev adresserat till styrelsen som en grupp och skickas till det företag de styr. Här är ett exempel:
Styrelsen
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Din hälsning bör läsa "Kära styrelse:" eller "Kära styrelseledamöter:" följt av ett kolon, inte ett komma. Om du är företagsägare eller annan styrelseledamot är det acceptabelt att använda den informella hälsningen "Kära styrelsen" eller "Kära alla:"
Använda ett distributionsblock
Eftersom många styrelser träffas sällan, kanske en gång i månaden eller så, kanske du vill skicka en kopia av gruppbokstaven till varje enskild styrelseledamot i hemmet eller permanent företagsadress. Detta säkerställer att ditt brev är läst och kan hanteras före nästa styrelsemöte. För att uppnå detta skriver du ett distributionsblock i slutet av brevet med namnet och adressen på varje styrelseledamot. Skriv ut flera kopior av brevet och maila en kopia till varje person på distributionslistan.
När du skriver till en liten styrelse
När du adresserar en mindre styrelse - till exempel med tre eller fyra direktörer - bör du lista varje mottagare med namn. Ditt adressblock ser nu ut så här:
Robin Birch, ordförande
Herr Jack Haslam, Direktör
Dr Olivia Blower, Direktör
ABC Property Corporation styrelse
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Din hälsning bör då lista regissörens namn i samma ordning som adressblocket: "Kära Ms Birch, Mr. Haslam och Dr Blower:" Det är bra att använda förnamn om du känner mottagarna väl och det här är din vanliga kommunikationssätt. Etiquette kräver att du skickar ett separat brev till varje person, så skriv och skriv en original kopia av brevet och kuvertet för varje mottagare.
Använda CC Notation
När styrelseledamöterna är placerade på olika adresser är det rimligt att skriva ett separat brev till varje mottagare. Här bör du använda notiser "courtesy copy" eller "carbon copy" för att låta varje mottagare veta vem som har fått brevet. Gör detta genom att lägga till bokstäverna "cc:" följt av namnen på de övriga mottagarna längst ner i brevet, omedelbart under din signatur och tryckt namn. Här är ett exempel på formateringen:
Robin Birch, ordförande
ABC Property Corporation styrelse
123 City Street
San Francisco, Kalifornien 94105
Kära fru Björk:
Brev
Vänliga hälsningar, Ditt namn
CC: Herr Jack Haslam, Dr Olivia Blower
Du skulle adressera ditt andra brev till "Mr. Jack Haslam" cc'ed till "Ms Robin Birch och Dr. Olivia Blower", och så vidare. Det är en bra idé att korrekturläsa alla dina kopior så att du har tagit med rätt mottagare och artighetskopieringsnamn.
