Datateknik kör oss till en tid av elektronisk lagring. Företag av alla slag trender i riktning mot det papperslösa kontoret i ett försök att minska kostnaderna och öka effektiviteten. Trots denna ökande tonvikt på datoriserad data är en stor del av verksamheten beroende av dokumenthantering av hårddisk. Beslutet att använda sidor eller vertikala filer i en kontorsmiljö är beroende av olika faktorer.
Historisk rekordhantering
Under åren har behovet av rekordhantering ökat med befolkningstillväxt och födelse av nya företag. Professioner som lag och medicin kräver fullständiga och noggranna skriftliga register över kundrelationer. Tillverkare och återförsäljare är beroende av kundfiler för direktförsäljning och rekordköp. Tidigare har behovet av dokumentlagring skapat branschnischer för företag som strävar efter att möta en mängd olika arkiveringsbehov. Arbetsplatsens dokumentlagring har utvecklats från staplade papper på hyllor och i cubbyhål till väl genomtänkta arkiveringssystem som finns tillgängliga från många tillverkare.
Vertikala arkiveringssystem
Vertikala skåp är de äldre av de viktigaste filskåp i populär användning. De kan vara tillverkade av trä eller metall och finns med två, fyra eller fem lådor. Två-låda filer produceras för att matcha standard skrivbordshöjder som en fråga om arbetskompatibilitet. Fem lådor vertikala filer är vanligen 60 tum höga och används inte vanligt i arbetskontor eftersom de övre lådorna är för höga för enkel åtkomst. De används i masslagringsområden där platsen är högst upp. Vertikala filer levereras i två grundläggande lådstorlekar för att rymma standardbrev och juridiska dokument.
Lateral Filing Systems
Sidofiler ger vissa fördelar jämfört med vertikala filer. De kan rymma både brev- och juridiska dokument. Sidofiler ger vanligtvis så mycket som en tredjedel mer arkivrum än vertikala fillådor. Eftersom de är tillgängliga i skrivbordshöjder tjänar de dubbla syftet med fil och credenza. Båda lådorna är lättillgängliga när du sitter. Om arbetsstationen kräver klar och upprepad tillgänglighet av vissa filer är sidfilen en idealiserad arkiveringslösning. På grund av denna funktion är de det föredragna arkiveringssystemet för chefer och proffs.
Arkiveringstips
När du väljer filskåp för ditt företag, var noggrant överväga hur filerna ska användas och av vilken personal. Inneförsäljarrepresentanter eller tekniskt stöd personer som behöver snabb tillgång till dokument kommer bäst att serveras med laterala arkiveringssystem. Det är bäst att samråda med arkiverande proffs innan ett åtagande görs till antingen lateral eller vertikal arkivering. Stora kontorsutrustning leverantörer har utbildad personal tillgänglig för att rekommendera den mest effektiva typen av arkivering för ett visst företag. De kommer att erbjuda planerings- och layoutscheman som en del av försäljningen.
Alternativ att överväga
Rådfråga flera kontorsleverantörer när du överväger filsystem för att vara säker på att du får ut det mesta för dina pengar. Tänk på eventuella besparingar genom att köpa begagnade artiklar från återförsäljare eller på auktioner. Om finanserna är täta, kolla in möjligheten att leasa den begärda arkiveringsutrustningen.
