Affärsvärlden är full av långa, tråkiga, vandrande möten. Om ditt möte är fokuserat och till den punkten kommer alla som deltar att uppskatta det. Oavsett om det är ett veckovis personalmöte eller en industrikonferens, planering och förberedelse kan göra skillnaden mellan en produktiv session eller ett tråkigt par timmar.
Har ett mål
Mötet kommer att gå snabbare och vara mer fokuserat om du har en anledning att hålla den. Även om det är ett vanligt veckomöte, blir det mer produktivt om du har ett specifikt mål. Rita upp en agenda som berör de ämnen du vill täcka. Håll dig till dagordningen: Om någon tar upp ett orelaterat ämne, berätta för dem att prata om det med dig efter att mötet är över.
Bjud in selektivt
Bjud inte in personer som inte behöver vara där. Om allt du behöver från någon är en uppdatering på hennes senaste projekt, kan du få det i ett mail. Att hålla mötet till en rimlig storlek håller sakerna mer ordnade och fokuserade. Det frigör också fler människor att göra produktivt arbete.
Förbered dina deltagare
Skicka ut din agenda före mötet, så alla vet vad de ska förvänta sig. Om du ringer till mötet för att hantera en ny utveckling - en ändring i lagen, ett projektfördröjning - inkludera bakgrundsinformationen med agendan. På så sätt kommer alla att vara snabba och du har mer tid i mötet för att ta itu med utvecklingen.
Hitta rätt utrymme
Hitta ett rum som är tillräckligt stort för att alla som deltar kan sätta sig bekvämt. Krama människor i eller jaga på stolar är störande, obekväma och gör att du ser oförberedd ut. Bekräfta att rummet har någon utrustning du behöver och att den är i funktionsduglig ordning. Detta är särskilt viktigt om mötet innehåller en presentations presentation eller om någon kommer att delta i telefon eller videokonferens.
Styr mötet
Agendor är inte magiska. Massor av möten börjar med ett mål, så deltar deltagarna på tangenter. Om du är värd, är det upp till dig att styra fartyget tillbaka på kursen. Om dina gäster inkluderar kunder eller överordnad ledning måste du göra det med en delikat beröring, men det behöver du göra. Avsluta mötet vid den schemalagda tiden.
Hjälp Människor Koppla av
Du vill inte köra ett så tight möte som alla känner att de är i startläger. Ordna för tillförsel av snacks och alkoholfria drycker. Tillåt lite tid i början för småprat, eftersom människor naturligtvis gillar att komma ikapp med varandra. Låt det inte gå igång förrän det försenar verksamheten till hands.
