Att hålla ett affärsmöte för japanska personer är ungefär som alla andra affärsmöten: hänvisa till deltagare efter deras sista (familje) namn (och om du talar på japanska, följ familjnamnet med honorary -san); informera deltagarna om starttiden i god tid ge ett val av kaffe, te eller vatten; börja i tid; Stör inte människor när de talar. stanna på ämnet Undvik användning av humor; och vara beredd på direkta, personliga frågor.
Förberedelse
Meddela alla deltagare i starttiden så tidigt som möjligt och se till att alla japanska och icke-japanska, förstår att mötet börjar vid denna tidpunkt. Japansk kultur lägger stor vikt vid övervägande för andra, och punktlighet är ett tecken på respekt.
Välj ett lugnt läge om möjligt. Många japanska människor talar engelska, eller har studerat engelska, men bakgrundsljud kan göra det svårt att följa konversationer. Att ha mötet på ett lugnt ställe kommer att säkerställa en behaglig lyssningsmiljö.
Ge ett val av drycker. I motsats till populära stereotyper dricker inte alla japanska japanska te, särskilt inte vid affärsmöten med icke-japanska personer. Det är bäst om möjligt att ge deltagarna ett val av kaffe, te, japanska te och vatten.
Se till att det finns gott om bordsutrymme för människor att lägga ut papper och, om de behöver, en elektronisk ordbok. Återigen talar många japanska engelska, men de kanske vill, från tid till annan, kontrollera betydelsen av orubbliga eller okända ord som används under mötet.
Tillåt tid innan mötet börjar för att människor ska byta visitkort och informera sig informellt till varandra. Att byta visitkort är en väsentlig och obligatorisk handling för japanska affärsmän.
Starta mötet
Signal att mötet börjar, så att människor kan organisera sig och förbereda sig.
Introducera deltagarna. Om du genomför mötet på japanska, använd den japanska introduktionsformen: organisation först, efternamn andra följt av "-san". förnamn sist. Du kan välja att låta deltagarna presentera sig själva; Detta är helt acceptabelt, och om det på engelska kan den japanska personen ha utmaningen att visa sin engelska förmåga framför gruppen.
Återställ målets syfte och mål. Detta borde ha meddelats i förväg, men det kommer att hjälpa människor om de påminner om. Att hålla på ämnet är ett tecken på övervägande i Japan.
Genomförande av mötet
Stör inte personer när de talar. Låt högtalarnas tid göra sin poäng. I Japan tenderar folk att förklara punkter genom att först ge skäl och sedan ange punkten, medan människor i västkulturer anger punkten först och sedan ge skäl. Denna annorlunda kommunikationsstil kan vara en otålighet hos västerlänningar, och hanteras bäst genom att inte avbryta.
Håll dig på ämnet. Håll några sidor eller anekdoter för slutet eller mötet.
Undvik användning av humor. Trots att japansk kultur förändras, och humor är ganska vanlig i Japan är det fortfarande bäst att undvika humor i affärsmöten. Humor kan vara ett tecken på vänskap för amerikaner, men för japanska affärsmän kan det vara ett tecken på omättlighet, och riskerar också att inte bryta sig genom språk- eller kulturbarriären.
Var beredd på direkta frågor. Webbplatsen "Foreign Translations" varnar läsare om att japaner tenderar att vara direkt i sina frågor när de lär sig nya människor (se Referens 1). Frågor som "Hur mycket pengar gör du?" "Är du singel?" eller "hur gammal är du?" kan inträffa. Om du inte är bekväm att svara på sådana frågor, hitta ett riktigt sätt att avböja frågan och visa inte brott.
