Alla företag måste behålla någon form av storleksbok om en skattskyldig eller en IRS-agent kommer att knacka. En huvudbok kan sparas i ett kalkylbladsprogram som Microsoft Excel, men skönheten i en fysisk storleksbok är dess bärbarhet. Du kan ta huvudboken hem varje natt eller bära den till investerare för att ge dem en bild av hur företaget gör ekonomiskt. Det är också klokt att hålla en bokföringsbok för personalkostnader, som en förhöjd kontrollregistrering.
Rita sex vertikala linjer nedåt på första sidan i storleksboken och lämna sju kolumner. Observera att vissa storleksböcker kommer prelined, men ändå kan ändras med penna.
Märk de sju kolumnerna "Date", "Description", "Credit", "Debit", "Balance", "Check Number" och "Approval".
Använd första raden i storleksboken för att spela in startbalansen. Skriv under beskrivningen "Startbalans" (och "Balansera framåt" på efterföljande sidor) och ange utgångsbeloppet i kolumnen "Balans".
Notera alla försäljningar, kundfordringar eller betalningar i kolumnen "Kredit", ange datumet och en beskrivning i de lämpliga kolumnerna och ange varför pengar mottogs.
Registrera alla inköp, leverantörsskulder och lönecheckar i kolumnen Debit, notering av datumet och en beskrivning som beskriver varför pengar spreds. Ange kontrollnumret i kolumnen "Kontrollera nummer". Ta en chef eller bokförare in under kolumnen "Godkännande".
Behåll det nuvarande saldot efter varje kredit- och betalkonto för att få en bild av var företaget är ekonomiskt och se till att efterföljande kontrollnummer används och att inga kontroller stulits.
Bevara kvitton för alla transaktioner. Spara en checkstub för betalningar ut och fakturor för betalningar. Lägg dessa kvitton i ett manila-kuvert för att följa med bokföringen. Filerna bort varje månad tillsammans med en kopia av den månadens huvudbokfil.
tips
-
Skriv ner alla transaktioner vid transaktionstidpunkten. Du vill inte vara kvar med dagarnas värde av krediter och debiterar för att spela in i slutet av månaden.
