Ett påstående om frånvaro är ett formellt steg som kan leda till uppsägning, minskning eller minskning av arbetstiden. Brevet visar att ledningen har allvarliga farhågor om arbetstagarens engagemang för jobbet eller förmågan att utföra uppdrag på ett ansvarsfullt sätt. Att skriva brevet på företagets brevhuvud och handen leverera det i ett förseglat kuvert ger tillslag. Målet är att tvinga medarbetaren att inse att hans deltagande rekord måste förbättras.
Granska dina anteckningar för att bekräfta att medarbetaren har fått muntliga påståenden om frånvaro. Notera datumet för de verbala reprimandena och medarbetarens svar. Observera om arbetstagaren lovade att korrigera problemet men misslyckades med att göra det.
Berätta arbetstagaren i första stycket i brevet. Informera medarbetaren om att brevet tjänar som en formell bestridning för frånvaro, och att ytterligare korrigerande åtgärder är möjliga om situationen fortsätter.
Specificera frånvaro i andra stycket. Använd tidskrifter eller register som tillhandahålls av mänskliga resurser för att notera de dagar som den anställde missade med ursäkta eller oexkluderade frånvaro. Berätta för arbetstagaren varför vanliga frånvaro är dåliga för arbetstagaren och företaget. Förklara att kronisk frånvaro orsakar arbetstagarens medarbetare att förlora förtroendet för arbetstagaren, eller det kostar företagets pengar på grund av förlorad produktion.
Stäng brevet genom att förklara vad arbetstagaren måste göra för att komma tillbaka på rätt spår. Till exempel, förklara att de anställda i de närmaste sex månaderna måste begära förskott på förhand skriftligen. Observera också att arbetstagaren måste ge en läkares anteckning för frånvaro på grund av sjukdom. Berätta för arbetstagaren att underlåtenhet att följa reglerna kan leda till mer disciplinär korrigering, till och med uppsägning. I den sista stycket hänvisar arbetstagaren till rådgivningsprogram om återkommande personliga eller familjeproblem är orsaken till frånvaron.
