Brev är det bästa sättet att se till att anställda eller kunder anmäls om en policyändring. Människor tenderar att ignorera tecken och e-postmeddelanden eftersom de bombarderas med så många annonser och e-postmeddelanden varje dag. Brev är å andra sidan svårare att ignorera eftersom de är förenade med formalitet och viktiga budskap. Anmälningsbokstäver är enkla att skriva och mycket effektiva.
Ladda företagets brevhuvud i skrivaren. De flesta företag har politik som officiella meddelanden måste vara på brevpapper eftersom det hjälper till att förmedla tanken om konsistens och auktoritet.
Öppna brevet genom att skriva in datumet. Om brevet går till en person, skriv mottagarens namn och adress. Om brevet kommer att ingå i en massutskick av liknande meddelanden, skriv inte namnet eller använd funktionen för sammanslagning i ditt ordbehandlingsprogram för att infoga namnen.
Börja brevet genom att skriva "Kära Mr./Ms. (Namn)" följt av ett kolon eller för en mer generell mailing "Kära värderad kund" eller liknande trevlig.
Börja brevet genom att kortfattat förklara situationen. Om du skriver för att ge dåliga nyheter, som i ett meddelande om försenade böcker eller en förfallna proposition, förklara vad räkningen var för och hur sent den är. Om du skriver för att meddela kunder om en policyändring, förklara det problem som skapade behovet av policyändringen.
Förklara meddelandet tydligt och kortfattat så att mottagaren inte kommer att sakna meddelandet. Ange relevanta datum för när politiken träder i kraft.
Ge åtgärdsinformation, t.ex. vilka tidsfrister eller förfaranden som mottagaren av brevet ska följa. Ge din kontaktinformation om de har frågor.
Stäng brevet genom att tacka medarbetaren eller kunden för hans uppmärksamhet och skriv ditt namn. Logga in i rutan ovanför ditt namn.
tips
-
Håll brevet kort och faktiskt. Om du ber om ursäkt för mycket kunder eller anställda kan tolka detta som en indikation på att de kan argumentera med meddelandet eller ändringen av politiken.
