Alla företag som anställer och underhåller anställda bör behålla en anställd eller personalfil för varje anställd som de anställer. Personalansvariga måste vara noga med att inte inkludera känslig information i en allmän anställningsfil, till exempel medicinsk, finansiell, brottslig eller säkerhetsklarationshandling. Dessa typer av information måste lagras på en säker plats, enligt statlig och federal lag. Andra typer av icke-känslig information bör behållas i en särskild anställningsfil för att möjliggöra anställdas granskning eller användas som bevis vid anställningstvister.
Preliminary Employment Records
Information om pre-employment-kommunikation, positionsbeskrivningen, kopior av en första arbetsansökan, CV, intervjuanteckningar, arbetserbjudanden, eventuella verifieringsformulär som undertecknades, till exempel läsning och förståelse av en anställdshandbok, borde sparas i en anställdes fil.
Löne-, löne- och skatteinformation
Dessa typer av dokument inkluderar tidskriftsrekord, W-4 formulär som slutförts av arbetstagaren, närvarokontor, direkta insättningsgodkännanden, årliga W-2-utlåtanden och barnstödsmandat som påverkar anställdas hemlöner.
Prestationsbedömningar, recensioner och incidenter
Om ditt företag genomför periodiska utvärderingsrapporter ska en kopia av varje granskning avseende en viss anställd placeras i medarbetarens personaldokument. Dessutom bör eventuella incidenter beträffande tvister med andra anställda eller ledning, beteendemässiga problem, fravarmönster, dålig arbetsprestation och skriftliga varningar noteras i filen.
Utbildning och utbildning
Många positioner kräver preliminär och fortlöpande utbildning, utbildning eller certifiering. Arbetsgivare bör hålla rekord över alla utbildningsprogram som en anställd slutför. Om arbetstagaren utfärdades ett färdighetsbevis för en specifik kurs som gäller jobbet, ska en kopia behållas i filen.
Nödkontakter och fördelar
Alla arbetsgivare bör hålla en lista över nödkontakter för varje anställd, oavsett om arbetsmiljön är farlig. Dessutom ska alla förmåner som är kopplade till arbetstagarens position registreras. Förmåner kan omfatta betald semester, sjukförsäkring, studiebidragsprogram och annan täckning.
