För nya företagare är datafilhantering en uppgift som ofta skjuts upp eller till och med ignoreras. De flesta företag arbetar dock med, spara, hämta och lagra mycket data i form av datafiler. Om det är fallet för ditt företag behöver du en fungerande filstruktur, ett tillvägagångssätt för filnamn som är lätt att förstå och mer. En stark uppbyggnad, lagring, organisation och backupprocess hjälper dig att skala din verksamhet när den växer.
tips
-
Datorfilhantering är en stark skapnings-, lagrings-, organisations- och backupprocess för din företagsinformation som hjälper dig att skala din verksamhet när den växer.
Varför filhantering är kritisk för ditt företag
Om du startar ett nytt företag är det frestande att förbise filhantering. Du har förmodligen inte så många datafiler att börja med, och det finns utan tvekan många andra pressmeddelanden som kräver din uppmärksamhet.
Men det tar tid att skapa ett smart filhanteringssystem från början och betalar utdelning i många år framåt. Ett skalbart, organiserat system för filer kommer att växa med ditt företag, hålla dina filer säkra och välordnade även när antalet filer ökar exponentiellt.
Alternativt skapar en förskjutning av filhantering ett rörigt, oanvändbart system som kostar tid och effektivitet. Att anta ett ordentligt system vid den tiden kommer att vara extremt dyrt och brukar involvera billiga konsulter och extrautrustning.
Ett filhanteringssystem som är lätt att förstå, enkelt att arbeta med och enkelt att expandera är en värdefull affärstillgång.
Skapa en filstruktur
Hur ditt företag väljer att organisera datafiler kommer att påverka dagliga funktioner, projektledning och kundrelationer under de kommande åren. Om du inte kan hitta och hämta rätt dokument snabbt kan ditt företag i slutändan förlora kunder eller dess rykte.
Det bästa sättet att organisera filer varierar från företag till företag. Tänk först om hur ditt företag ska skapa och arbeta med dokument innan du väljer ett organisatoriskt eller hierarkiskt tillvägagångssätt.
Den interna filstrukturen kan vara bred och grund eller smal och djup. Det första tillvägagångssättet skapar många toppnivåmappar och färre undermappar. Detta kan leda till att många dokument lagras i flera mappar. Det andra tillvägagångssättet lägger flera mappar i föräldramappar. Hybridstrukturer kan också skapas för att få en balans mellan dessa två typer av hierarkier. Personlig preferens och affärsbehov bör diktera det specifika tillvägagångssättet.
Med ökningen av filhanteringstjänster som hjälper dig att hitta filer enklare genom sökning har vissa personer och företag övergivit filmappar helt och hållet och dumpar alla sina dokument till en huvudmapp. Detta är osynligt. Alla affärer kommer att skapa fler dokument om ett år än det som lätt kan hanteras av en sådan platt struktur. Det är viktigt att skapa en slags filorganisationsstruktur som hjälper till att kategorisera dina filer, vilket gör dem lättare att hitta.
Oavsett vilket system du väljer att implementera ska vara lätt att använda, säkert och pålitligt. Tänk på vem som ska skapa och arbeta med dessa filer och sedan överväga hur deras arbete behöver bättre mötas med en filstruktur.
En annan viktig aspekt av användarvänlighet är tillgänglighet. Om dina primära dokumentarbetare behöver komma åt dokument på mobila enheter är det viktigt att tänka på hur de dokumenten kommer att listas, komma åt och arbetat med på dessa enheter när du etablerar en filhanteringspolicy. Dessutom vill du anta en filhanteringsmetod som håller filer synkroniserade över alla enheter.
Slutligen, inkludera filbackupplaner i ditt filhanteringssystem. Helst bör du skapa flera säkerhetskopior av dina filer. Dessa säkerhetskopior bör lagras på olika datorer, varav minst en inte finns på din arbetsplats. Var noga med att ange vem som gör säkerhetskopior, hur ofta och med vilken teknik i ditt filhanteringssystem.
Hitta de datafiler du behöver
Namngivningskonventioner och filstruktur bör hjälpa till att lokalisera och hämta rätt dokument snabbt när det behövs. Filnamn som innehåller slumpmässiga serier av alfanumerik, eller till och med konventioner som "DATE + CLIENT NAME" kan vara förvirrande och hindra hämtning.
Filnamn ska vara meningsfulla för alla användare och identifierar enkelt typ, syfte och grundläggande innehåll i varje fil.
Förutom en konsekvent filnamnkonvention, överväg att lägga till ett filhanteringssystem. Det här är en typ av datorprogram som hjälper till att lagra och organisera filer. Det kan erbjuda funktioner som tillåter spårning ägare och efterföljande användare, datum för skapande och senaste ändring och annan information som kan hjälpa dig att arbeta med och behålla dina filer.
Filhanteringstjänster som Dropbox och Google Drive kan hjälpa dig genom att tillhandahålla en mer sökvänlig layout och gränssnitt. I stället för att komma ihåg komplicerade filstrukturer eller namngivningskonventioner kan du enkelt söka efter vad du behöver.
Att sätta ditt företags policy i skrivning
När struktur- och namningskonventionerna är beslutade, skapa ett utkast till dokument för ditt företag som beskriver alla specifikationer för att arbeta med datafiler som du har valt. Även om du är din enda anställd, kan det inte alltid vara fallet. Ett formellt dokument som beskriver filhanteringspolicyerna hjälper dig om du utvidgar och anställer anställda i framtiden. Det kommer också att hjälpa ditt företag att behålla en konsekvent filhantering och säkerställa säkerheten för dina värdefulla filer.
