En budget hänvisar till ett skriftligt dokument som beskriver hur en organisation kommer att tilldela sina pengar. Som chef för verksamheten måste du bestämma om budgetkontrollen vilar hos dig eller med dina chefer. Det finns fyra tillämpningar av budgetkontroll, som Michael Armstrong noterade i "En handbok för förvaltningstekniker: En omfattande guide för att uppnå ledarskapsförmåga och bättre beslutsfattande".
Planera
Budgetdokumentet skapas genom ett system för planering. Om du själv utvecklar budgeten kan du börja med förra årets budget. Din budget måste inkludera all inkomst som du projekterar och hur du ska spendera den. En del av planeringsstadiet kräver prioritering av olika affärsbehov. Du kanske måste göra svåra val, till exempel att anställa en extra person i år och ge högre energikostnader. Ditt budgetdokument måste spegla alla aspekter av din planering och prioritering. Om du lämnar ut viktiga budgethänsyn kan du möta ett underskott under budgetåret.
Mått
När budgetdokumentet är slutfört ansvarar förvaltare för varje avdelning för diskretionära utgifter, till exempel leveranser, tryckkostnader och löneavgifter, samtidigt som de håller till sin budgetallokering. Du behöver ett ekonomiskt system för spårningskostnader för varje rad i budgeten. Varje chefs förmåga att hålla sig till sin budget påverkar din lönsamhet och finansiella ställning som ett företag.
Jämförelse
Med hjälp av mätsystemet får du jämföra de faktiska utgifterna med budgeterade kostnader genom att gå linje för rad i budgetdokumentet. Du måste bestämma om det finns överskott och var i företaget förekommer. Det kan vara att vissa avdelningar överskrids och att de behöver justera sin budgetkontroll eller det kan vara att cheferna för de här avdelningarna kan motivera fall av överskott genom att förklara oväntade kostnader, till exempel en leverantörs ökande priser under verksamhetsåret.
Kontrollera
Du måste vidta åtgärder när du har studerat hur varje avdelning spenderar inom eller över den tilldelade budgeten. Varje åtgärd du tar för att få en avdelning att öka eller minska sina utgifter motsvarar kontrollen. Under extrema omständigheter, som när du inte kan få chefer att tvinga utgifterna och hålla sig till sin budget, kan du ta bort budgetkontrollen. Alla utgifter som genomförs enligt det årliga budgetdokumentet hjälper ett företag att behålla sitt fokus på strategiska mål.
