Kontantutbetalningscykeln utgör en del av affärsredovisningsprocessen. Vissa affärsredovisningsmedel betraktar denna cykel en process i sig, medan andra betygsätter den som en del av en större bokföringsprocess. Förstå kontantutbetalningscykeln innebär att man undersöker dess syfte, stegen i processen och de olika anställda som är involverade i den processen. Chief Financial Officer (CFO) hjälper till att fastställa kontantutbetalningsprocedurer i företag.
Kontantutbetalning
Kontantutbetalningscykeln är processen genom vilken ett företag köper varor, från delar till en tillverkningsprocess till varor för kommersiell försäljning, med kontantresurser. Denna process bygger starkt på besluten och godkännandet av ett företags redovisningsavdelning. I en stor eller byråkratisk verksamhet innebär kontantutbetalningscykeln en handfull andra avdelningar än redovisning, inklusive inköp, mottagning och produktion. Kontantutbetalning kan innebära inte bara fysisk kontanter, utan alla kontantmedel, till exempel kontroller och kreditlinjer.
Steg i cykeln
Utgångspunkten för en kontantutbetalningscykel beror på bokföringsplanen för en viss verksamhet. Förklarade linjärt fungerar cykeln i grunden så här: Ett företag bestämmer sig för att köpa ett objekt eller en grupp av varor. Inköpsavdelningen lägger en inköpsorder, som bokföringsavdelningen godkänner utifrån tillgängliga kontantmedel. Mottagningsavdelningen mottar order från leverantören på kredit. Bokföringsavdelningen skapar allt nödvändigt pappersarbete för inköpet och betalar leverantören. Betalningen av leverantören utgör den faktiska kontantutbetalningen.
Utgiftscykeln
Författaren James A. Hall argumenterar i sin bok "Accounting Information Systems" att kontantutbetalningscykeln utgör en del av en större process som kallas utgiftscykeln. Enligt Hall utgör utbetalningscykeln för kontanter och inköps / kontot betalningssystemet de två delarna i utgiftscykelns första del. I denna cykel bestämmer inköps- / kontotillbetalningssystemet ett företags materiella behov och det köper material baserat på dessa behov. Systemet registrerar alla inköp som lager och skapar konton för varje leverantör. Under kontoutbetalningscykeln samlar räkenskapsavdelningen information om alla öppna konton och betalar dessa konton via kontant utbetalning. Denna cykel är mer eller mindre identisk med den normala kontantutbetalningscykeln, men bryter ner den i delcyklar.
Mer om kontantutbetalning
Kontantutbetalning i småföretag fungerar väldigt annorlunda. En egenägd butik kan till exempel anställa en person som gör alla inköp, hanterar alla som mottar och balanserar alla konton genom kontant utbetalning. Den här personen hanterar också småkassor för inköp.
I vissa fall kan ett kontantutbetalningssystem inte ha något att göra med inköp av material av ett företag. Till exempel kalder Kalifornien staten systemet genom vilket det betalar ut vinster från statslotteriet en kontantutbetalningscykel. Tekniskt sett är varje cykel genom vilken ett företag betalar pengar som kontanter eller check en kontantutbetalningscykel.
