Moderna företag kan segmentera meddelanden för att rikta sig till små kundgrupper eller direkt leverera nyheter till stora, utspridda arbetskraftar. Men dessa möjligheter har inte gjort affärskommunikation något mindre utmanande än tidigare. Medan organisationer snabbt lär sig konsekvenserna av att de inte kommunicerar effektivt med kunder och externa intressenter, ineffektiv intern kommunikation kan vara svårare att upptäcka tills det är för sent.
Preferenceproblem
Anställda kan ha svårt att förena sina kommunikationspreferenser med sina medarbetare. En äldre arbetstagare föredrar kanske att kommunicera via telefon, till exempel, medan hans yngre kollega är beroende av elektronisk kommunikation. Om den yngre arbetstagaren svarar på ett röstmeddelande via ett e-postmeddelande istället för att återvända samtalet, kan den äldre arbetstagaren känna sig misshandlad, Det är bäst att använda den metod som din motsvarighet föredrar. Om din kontakt i IT alltid svarar på dina e-postmeddelanden snabbt, men det tar lång tid att återvända ett telefonsamtal, vidarebefordra dina frågor elektroniskt är den mer effektiva lösningen.
Kommunicerar dåliga nyheter
Att berätta för chefen att du bara har förlorat ett nyckelkonto är inte lätt för de flesta. Det är inte heller lätt att vidarebefordra nyheterna till en långsiktig leverantör som du byter ut ditt företag till sin konkurrent. Robert Bies, en professor i Georgetowns McDonough School of Business, konstaterar att detta ofta leder till att folk försenar andraparten om de dåliga nyheterna.
Istället föreslår Bies en mångsidig kommunikationsstrategi för att övervinna dessa utmaningar. Förbered intressenterna för de dåliga nyheterna i förväg. Leverera nyheterna snabbt och ärligt, sedan mildra det med möjliga lösningar och något tydligt silverfoder. Du kan till exempel säga att du har flera ledare i åtanke för att ersätta den förlorade verksamheten som skulle kräva mindre resa för din säljkår
tips
-
Vissa anställda kan känna sig obekväm att kommunicera med sina chefer på grund av sin position inom företaget eller deras bakgrund. Kvinnor i synnerhet kan kämpa med detta, enligt lingvistikens expert Deborah Tannen.
För mycket - eller inte tillräckligt
Hur mycket information att sprida till anställda och externa intressenter är en konstant utmaning för cheferna. Skrämmande nyheter, som en omorganisation, kan leda till starka reaktioner om det uppenbarligen kommer ut ur det blå. Att varna individer i ett-till-ett eller mindre möten kan låta en ledare veta vem som sannolikt kommer att motsätta sig nyheterna, och vad deras skäl är.
Å andra sidan kan en chef också ge för mycket information om slutsatserna till meddelandet är vaga eller öppna. Meddelande om uppsägningar Maj kommer inom en snar framtid, till exempel leder till ångest och kan få nyckelpersonal att försöka ta andra jobb. Det kan också minska kontorsproduktiviteten om anställda spenderar sin tid på att skvallra och jobba på sina CV.
Informella kommunikationer kan bevisa dyrt
Till skillnad från chatt på arbetsplatsen lämnar elektronisk kommunikation en skrivelse av vad som ägde rum. Ett snabbt e-postmeddelande kan sammanfatta en konversation och ge en värdefull bekräftelse om det finns frågor senare. Dock, upprätthåller register över e-posttrafik, chattprogramvara och andra informella elektroniska samtal på arbetsplatsen kan vara huvudvärk för dem i IT - för att inte tala om lagslaget. Det verkar som om det är dyrt att prata med varandra. U.S. Justice Department, till exempel, använde chattrum kommentarer för att hjälpa till med att göra sin valuta manipulation fall mot stora banker som UBS, Citigroup och J.P. Morgan Chase.
Projektledning
En rapport från Project Management Institute i 2013 visade att för varje miljarder dollar som spenderas på projekt är 75 miljoner dollar riskabelt enbart som ett resultat av ineffektiv kommunikation. Det kan uppstå luckor när inte alla intressenter har samma förståelse för projektets fördelar, eller när språket som används för att leverera meddelanden är oklart. PMI föreslår dig skräddarsy din kommunikation för att möta behoven hos varje intressentgrupp. Ett projektförslag om att omforma en webbplats kan till exempel fokusera på fördelarna på hög nivå när du träffar ledande företagsledare. Det skulle använda mer tekniskt språk och specifika uppgifter när det presenteras för de personer som måste utföra arbetet.
