Du kan skriva ett oönskat förfrågningsbrev av olika skäl. Till exempel kan du skriva ett brev till ett företag som frågar om arbetstillfällen, eller till en författare till en akademisk artikel som ber om mer information eller tillåtelse att använda sektioner i eget arbete. Oönskade förfrågningsbrev är inte nödvändigtvis ovälkomna, men du måste följa de allmänna förfarandena och reglerna för etiketten för att göra en förfrågan, eftersom det tar tid för mottagarens dag att svara.
Ställ in dina marginaler på 1 tum på alla fyra sidor. Detta är standardformatet för företagsbokstäver. Att vara professionell är viktig eftersom det här brevet inte krävdes, och du måste göra ett bra första intryck.
Ange ditt linjeavstånd till 1,0, vilket är enkeltavstånd. Många ordbehandlingsprogram har en standardlinjeavstånd på 1,15.
Ändra teckensnittet till Garamond, Times New Roman, Cambria eller liknande serif typsnitt. Serif-typsnitt har "fötter" eller serifs överst och botten som hjälper ögat över den tryckta sidan. Dessa teckensnitt är avsedda att användas i tryck och de ser mest professionella ut i ett brev.
Skriv din adress, utan ditt namn. Hoppa sedan över ett mellanslag och skriv datumet. Hoppa över ett annat utrymme och skriv mottagarens namn, jobbtitel, företagsnamn och adress eller skriv "Human Resources" om du gör en oönskad utredning för ett jobb och inte har kontaktpersonens namn.
Skriv "Kära (personens namn):". Om du inte känner till personens namn, som i fråga om en personalchef, skriv "Kära chefen för personalresurser" eller "Kära herr eller fru:". Hoppa över en annan rad.
Introducera dig själv och förklara orsaken till att du skriver. Var specifik om den information du vill ha. Detta gör att mottagaren bättre kan svara på din förfrågan.
Skriv frågor eller objekt som du behöver i ett listformat för att säkerställa att mottagaren inte saknar någon av informationen.
Inkludera ett självadresserat, stämplat kuvert om du skickar en förfrågan via post. Om du ber om att varor ska skickas, erbjud dig att kompensera mottagaren för portot eller be om att paketet skickas via kontanter vid leverans (COD), i vilket fall du betalar den kommer.
Tack mottagaren för hennes tid och besvär. Erbjud mottagaren ett incitament, i förekommande fall, såsom en omnämning i din artikel.
Skriv "Med vänliga hälsningar" och hoppa över tre rader. Skriv sedan ditt fullständiga namn. Skriv brevet och skriv över ditt typade namn i blått eller svart bläck.
tips
-
När det är möjligt, ring personaldivisionen eller annan relevant avdelning för att få namnet på avdelningschefen. Du får bättre chans att få ett svar om du adresserar det till en viss person istället för en jobbtitel.
