Även i en epost- och textålders tid har skrivbordsaffärer sin plats. Att skifta från digitalt till hårddiskläge kan vara en utmaning: Ett e-postmeddelande kan låta ledigt, men ett skriftligt brev kräver en viss värdighet och klass. Oroa dig inte om att du försöker låta originalet - du är säkrare som stämmer överens med de provade och sanna formaten och reglerna för affärskommunikation etikett.
Håll dig till poängen
Oavsett om du svarar på kritik eller begär ditt CV, borde ditt brev fortsätta. Gå aldrig utöver en sida och aldrig vara oförskämd. Om någon har skrivit dig ett klagomål som suger med invektiva, håll dig artig och lugn när du skriver tillbaka. Om den ursprungliga bokstaven handlar om en affärsmöjlighet, säg tack. Implikera aldrig att genom att skriva tillbaka har du löst allt - att klagaren borde vara helt nöjd, att du vet att du får jobbet. Det är för din korrespondent att bestämma.
Format och typsnitt
Standardformatet för ett affärsbrev är enkeltavstånd, med ett mellanslag mellan stycken, och allt är motiverat till vänstermarginalen. I det 21: a århundradet är det acceptabelt att flytta sig bort från blockstandarden, till exempel genom att indraga styckena. Times New Roman, punkt-storlek 12, är nästan alltid en acceptabel, läsbar typsnitt. Om ditt företag har några preferenser - säg, till exempel, det gynnar indragna stycken - formatera det på så sätt.
Vad går överst
Standardlayouten börjar med din företagsadress. Om du skriver på brevpapper, kan du hoppa över det. Nedan kommer adressen till datumet, då mottagarens namn, företag och adress. Hoppa över en rad och adressera mottagaren som "Kära Ms." eller "Herr" om han inte har en titel som "Dr." Använd inte förnamn om inte författaren gjorde det.
Den nedre änden
Bifoga brevet med "Med vänliga hälsningar", följt av följt av din signatur, sedan ditt typade namn. Om du skickar något med brevet, till exempel en blankett, en kostnadsberäkning eller ditt CV, skriv "bilaga" under ditt namn, följt av en lista över bilagorna. Om du skickar något i ett separat brev lägger du till en anteckning som "under separat omslag: finansieringsöversikt". En "cc" följd av en lista över namn berättar mottagaren du har skickat kopior till någon annan.
