Många företag startar sin verksamhet med ett manuellt bokföringssystem. För de flesta företagare tillåter denna rutt verksamheten att börja fungera utan att kräva en stor investering för ett datoriserat redovisningssystem. Kostnaderna för att installera ett datoriserat bokföringssystem inkluderar inköp av systemet, arbetskraft för att installera systemet och utbildningskostnader för att lära sig systemet. Ett manuellt system innebär att varje transaktion skrivs i en bokföringsnotebook och beräknar alla siffror manuellt. Många gånger erkänner ett företag ett behov av att konvertera från det manuella systemet till ett datoriserat bokföringssystem.
Installera nytt system
Det första steget att konvertera från ett manuellt bokföringssystem till ett datoriserat redovisningssystem innebär att man installerar bokföringssystemet på företagets dator. Företagsägaren granskar olika mjukvarupaket för att bestämma vilka som uppfyller hans företags behov och köper den programvaran. Ägaren hämtar programvaran till datorn där bokföringsarbetet kommer att inträffa.
Slutföra data i manuellt system
Det andra steget att konvertera kräver att företagsägaren slutför data. När det datoriserade systemet laddas på datorn måste ägaren slutföra alla data i det manuella systemet. Ägaren ser till att alla transaktioner visas i bokföringen och att alla beräkningar visas korrekt. Hon kan välja att anställa ett redovisningsföretag för att granska de manuella finansiella rapporterna.
Överför saldon till nytt system
Med slutliga kontonummer som registreras i det manuella systemet kan ägaren överföra slutbalanserna till det datoriserade systemet. Ägaren sätter upp varje konto i det datoriserade systemet genom att ange ett kontonamn, typ av konto och startbalans. Efter att ha skrivit in varje balans måste ägaren jämföra balansen med de manuella systembalanserna för att verifiera att all data är korrekt införd i systemet.
Kör parallella system
Det fjärde steget kräver att ägaren ska använda både det manuella systemet och det datoriserade systemet under en tillfällig tidsperiod. Detta gör det möjligt för ägaren att se till att det nya systemet fungerar som förväntat.
Avbryt manuell system
I slutet av försöksperioden avbryter ägaren det manuella systemet. Ägaren behöver fokusera på att använda det datoriserade bokföringssystemet. Alla poster från det manuella systemet kan packas upp och lagras.
