Med så många politiska uttalanden som det finns organisationer för att göra dem, klargör dessa uttalanden avsikt, beskriver hur ett företag administrerar politiken och definierar uppgifterna om det. Policyutlåtanden tjänar till att skydda en organisation mot missförstånd som kan leda till obehörigt beteende eller rättegångar. Varje politiskt uttalande bör innehålla dess syfte, terminologidetaljer, själva uttalandet och stegen för att genomföra det.
Politiskt ändamål
Den första delen av ett politiskt uttalande anger sitt syfte. En organisation kan ha många politiska uttalanden. Till exempel, i mänskliga resurser, kan ett politiskt uttalande täcka företagets attityd mot lämplig klänning eftersom företaget vill projekta en viss bild till sina kunder. En annan HR-policyutlåtande kan detaljera företagets anställdas resepolitik. Det kan innehålla vad företaget betalar för och vad det inte gör. I samma företag kan ett marknadsdepartementets policyutlåtande beskriva företagspolicy för beställning av grafik och fotografi.
Terminologi Definierad
Den andra delen av ett policyutlåtande innehåller definitionerna av nyckelord eller tolkningar av terminologi i politiken. Därefter kan policyn innehålla en lista över de personer som policyn gäller för den person inom företaget som har ansvaret för att övervaka efterlevnaden av policyn och hur och till vilka överklaganden kan riktas i händelse av oenigheter. Med intern företagspolicy hittar du ofta förfarandena eller stegen för att administrera policyen efter politikens tredje del.
Försäkringsbrevet
Tredje delen av ett policyutlåtande beskriver hela politiken, hur företaget tillämpar det, vem eller vad som är undantaget från bestämmelserna i policyutlåtandet, hur misforståelser och överträdelser ska åtgärdas och hur länge politiken förblir i effekt. Genom att använda politiska uttalanden i en anställdshandbok kan ett företag förhindra förvirring bland sina anställda genom att tydligt redogöra för vad som förväntas av anställda i specifika situationer.
Politiska funktioner
Policyutlåtanden fungerar också som gatekeepers. Om en person vill måla sitt kontor orange, till exempel tillåter en policyutlåtande som definierar företagslogotypfärger som standardkontorfärger sin handledare att undvika en otäck konfrontation genom att helt enkelt överlämna en kopia av policyansökan som definierar detta. Tydliga policyutlåtanden kan minska risken för konflikter och undanröja möjligheten för orättvis selektiv tillämpning av regler.
Politiska förfaranden
Utöver företagsanställda handböcker kan enskilda avdelningar ha egna policyutlåtanden som speglar överensstämmelse med regler eller lagkrav. I redovisningsavdelningar för företag som säljer aktier måste bokföringsavdelningen följa de allmänt accepterade redovisningsprinciper som regeringen fastställt vid utarbetandet av bokslut för offentlig granskning. Ett sätt att säkerställa att redovisningspersonal följer dessa regler och lagar är en uppsättning politiska uttalanden som visar hur avdelningen följer dessa regler.
