Rekordhantering är en måste-funktion av företag, ideella organisationer, myndigheter, sociala organ, medicinsk, handel, finans, skolor, högskolor och universitet och alla andra typer av enheter som genererar information som behöver behållas under en viss tid. Individuella hushåll behöver också öva bra rekordhantering. Rekordhantering är dessutom en systematisk, organiserad, planerad och kontrollerad process för hantering eller spårning av livscykeln för register. En rekord kan vara ett konkret pappersobjekt eller det kan vara i digital eller elektronisk form. Rekord kan hållas på finansiella, medicinska, informativa, formella dokument, kontorsdokument, löneavgifter, myndighetsformulär och e-post bland hundratals andra typer av dokument. Rekordhantering adresserar de tre faser av livscykeln för poster: Skapandet eller mottagandet av en post; underhåll, säker lagring, hämtning eller allmän användning av en post; bortskaffande av en rekord.
Skapande av skivor
Skapande eller mottagande av register är vad som skapar efterfrågan på registerhantering. Var det en anställningsansökan, en faktura eller en lagerkontrollrapport, när rekordet har skapats måste alla andra verksamhets- eller ledningsfunktioner för den posten användas. En funktion av processhanteringsprocessen är att bestämma flödet av posten när det har skapats eller tagits emot. Vem måste se posten? Var går posten efter att alla har tittat på eller agerat på posten (t.ex. registrering av betalning på konto)? Vem ansvarar för säker lagring av posten? Alla dessa frågor behöver väl kommunicerade svar.
Underhålla poster
Att behålla posten innebär att man utvecklar verksamheter för att lagra posten. Ett antal överväganden måste realiseras vid lagring av poster, inklusive att göra posten tillgänglig för hämtning av dem som behöver hänvisa till informationen eller ha tillgång till postens personliga karaktär. Den andra sidan av att rekordet är tillgängligt är att ange vem som inte har tillgång till posten. När rekordet är ute av lagret är det viktigt att ha goda registerhanteringar för att få ett system för att bestämma vem som har rekordet, där de har rekordet och när de har för avsikt att återge posten. Att säkerställa en korrekt återföring av posten är också en viktig del av registerhanteringssystemet. Säker lagring av poster kan innefatta lagring av digitala kopior av varje rekord utanför lokaler i ett annat kontor eller i ett kassaskåp vid banken. Skivor ska lagras på ett torrt, coolt läge för att förhindra skador på papper eller elektroniska kopior. Arkivprocesser är en del av underhållsfasen av registerhantering. Bestämning när en post blir kvalificerad för arkivering ingår i registerhanteringen. Välja var arkiven arkiveras och hur länge arkiven arkiveras ingår också i denna funktion. Vissa dokument som historiska poster kan hållas för livet och ibland bortom företaget. För städer, stater och townships måste historiska poster kunna lagras under obestämd tid.
Avsättning av poster
Disponering av poster i rätt tidsram är kritisk. Avsättning av de flesta poster bör kompletteras med fragmentering. Överväganden för bortskaffande innefattar att bestämma hur länge posten ska lagras. Tidsramen för att hålla register är beroende av postens karaktär. En del lagringsutrymme dikteras av statliga föreskrifter som skatteposter, vissa av bankerna för låneförvaltningen och vissa av juridiska riktlinjer som inkorporeringshandlingar. Det innefattar också att bestämma hur rekord bortskaffas, t.ex. genom att stryka i företaget eller att anställa ett externt företag för att strimla och utveckla ett spårningssystem för bortskaffande kan också vara till hjälp. Listning vilka poster per kategori där bortskaffas, hur de bortskaffades och var kan vara till nytta för långsiktig registerhantering. Vidare kan implementering av en avskrivningsmekanism för bortskaffande av poster hjälpa till att säkerställa att alla som behöver veta vet innan några poster förstörs.
Andra överväganden för registerhantering
Flera andra alternativ att rymma med ett registerhanteringssystem innefattar att dokumentera och kommunicera de policyer och förfaranden som är förknippade med all dokumenthantering, utveckla och genomföra kontrollmekanismer och förfaranden för varje fas av registerhantering och hålla registerhanteringssystemen enkla och lätta att kommunicera och enkelt att klara av.
Resurser för Learning Records Management
Det finns hundratals resurser tillgängliga för att lära sig effektiv registerhantering. Tekniska skolor, högskolor och universitet, online-utbildning och referensböcker är överflödiga på den lokala bokhandeln eller högskolebutik som kan hjälpa till med att utveckla ett effektivt och lagligt uppehållande registerhanteringssystem. Kontrollera alltid alltid med lokala, statliga och federala bestämmelser om specifika regler för registerhantering.
