Dokumentation av åtgärder som vidtagits under ett möte gör det möjligt att komma ihåg ämnen och beslut av betydelse under de kommande åren. Alla större interaktioner i ett möte bör registreras, inklusive när man gör rörelser - även om rörelsen i slutändan misslyckas.
Syftet med mötesprotokollet
Protokoll dokumenterar de beslut och diskussioner som ägde rum under ett möte. Som en skriftlig post kan protokollet också fungera som juridisk dokumentation av mötet. Varje typ av möte kan registrera minuter, från den formella bolagsstämman till en organisations personalmöte till ett mötesmöte om offentlig politik.
Tar mötesprotokoll
Exceptionella organisatoriska, lyssnande och noteringskunskaper lånar bra för att spela in protokollet vid ett möte. Inte allt sagt under mötet bör dokumenteras istället fokusera på de viktigaste punkterna, till exempel:
- Datum, tid och plats för mötet
- Förteckning över deltagare
- Huvudämnena diskuteras
- Motioner gjorda
- Beslut som slutfördes
- Åtgärder slutförda
- Eventuella åtgärder som bör vidtas före nästa möte
Felaktiga motioner
När en mötesdeltagare vill presentera en sak för överväganden görs ett förslag. Vanligtvis behöver en rörelse utsändas - vilket innebär att en annan deltagare håller med om att saken ska övervägas - att få framflyttningen framåt och diskutera. Om rörelsen inte utsöndras, det kallas a misslyckad rörelse. Även en misslyckad rörelse bör dokumenteras i protokollet. Skriv vem som gjorde rörelsen, vad rörelsen bestod av och att den misslyckades. En metod för inspelning av detta kan till exempel se ut som:
- Rörelse: Alla datorer i biblioteket ska ersättas med nya och aktuella modeller. Motion introducerad av Bill Smith. Motion ej utstationerad; rörelse misslyckades.
Motioner som utstationeras kan fortfarande misslyckas om de inte har tillräckligt med röster. Efter det att en rörelse utsänts och flyttas framåt diskuterar mötesdeltagarna frågan till hands. Förslaget misslyckas om majoriteten av väljarna inte är positiva till att lösa problemet. Detta bör registreras i protokollet som sådant:
- Rörelse: Alla datorer i biblioteket ska ersättas med nya och aktuella modeller. Motion introducerad av Bill Smith. Motion utplacerad av Bob Jones. Rösta var 5-2 emot; rörelse misslyckades.
