Projektstatusrapporter styrer dokument för alla som försöker hantera ett projekt, oavsett om det är ett enstaka jobb eller en som involverar hundratals personer över flera platser. Projektstatusrapporten fungerar som en kort sammanfattning av projektets framsteg, det förväntade slutdatumet och vilka åtgärder som har vidtagits sedan den sista projektstatusrapporten sammanställdes. Det hjälper chefer att hålla uppgifter på spår och identifiera problem som är tillräckligt tidiga för att skapa meningsfulla lösningar.
Projekt sammanfattning
En projektstatusrapport börjar vanligtvis med en kort beskrivning av projektets viktiga delar. I den här paragrafen eller blocket identifieras projektets namn, rapportdatum, vem som ansvarar för projektet eller dess förvaltningsavdelning och en redogörelse för projektets mål. Det kan också innehålla kontaktinformation, till exempel telefonnummer eller e-postadresser till centrala projektteammedlemmar. Detta avsnitt är osannolikt att förändras mycket under projektets gång och kopieras ofta från en statusrapport till nästa med just datum uppdaterad.
resultat
En del som beskriver projektresultatet är nyckeln till en projektstatusrapport. Det här avsnittet ska lista resultat och ge nuvarande status i ett ord eller två. Exempelvis kan ett produktlanseringsprojektblad ha sådana leveranser som utskriftsannonsering, leverantörslansningsfest, messeutställning och prisbladsköp. Bredvid varje leverans ska projektledaren skriva sådana saker som "komplett" eller "beställt" eller "i skrivare". Detta fungerar som en sammanfattning av projektet med de mer detaljerade uppgifterna i tidslinjesektionen.
Tidslinjer
Tidsplanen för uppgift är en del av en projektstatusrapport som ofta får mest kontroll. Det här avsnittet ska beskriva det arbete som slutfördes sedan den senaste projektstatusrapporten, vilket arbete som ska ske under nästa period och datum då uppgifterna förväntas vara genomförda. Många projektstatusrapporter presenterar detta i ett rutnät med datum för förväntade slutföranden och faktiska slutföranden. Många projektledare väljer att färgkoda det här avsnittet med olika färger som representerar uppgifter som är i schema, före schema, efter schema, avslutat eller i vänteläge.
Anteckningar, rekommendationer och förklaringar
Projektstatusrapporten måste också lista några röda flaggor, ändra förfrågningar eller utmaningar som projektet står inför. Det här är en plats att lista där ytterligare resurser kan behövas eller om leveransdatum kommer att förändras. Det här avsnittet kan också rapportera hur oväntade händelser har påverkat projektet, till exempel programvaruproblem, sen leverans från en leverantör eller defekta leveranser. Vissa projektledare separerar det här avsnittet från rapporten och listar det i ett diskret dokument som de bifogar projektstatusrapporten.
