Det finns många olika skäl att skriva ett företagsbrev till någon av hundratals utländska konsulat över hela världen. Du kan till exempel önska att begära visum eller reseinformation, för att fråga om utländska handelsmöjligheter, att utföra utrikespolitik eller att skriva ett rekommendationsbrev för en student som reser utomlands för praktik.
Identifiera namnet, titeln och adressen till den person till vilken du adresserar brevet. Varje utländsk konsulat har en detaljerad webbplats som innehåller en personalkatalog, tillsammans med länkar till olika avdelningar, som kan hjälpa dig att identifiera den person du ska adressera din korrespondens till.
Följ traditionella affärsprotokoll när du skriver ett företagsbrev till konsulatet. Använd personens fullständiga namn och titel, avdelning och konsulat adress, formaterad per landets internationella postsystem. Varje land varierar, följ sålunda de direktiv som anges i avsnittet "Kontakta oss" på konsulatets hemsida. Om du skickar en kopia med brev, fyll i datumet i det övre högra hörnet av ditt brev. Om du skickar e-post, ange tydligt syftet med din korrespondens i ämnesraden.
Skriv ett introduktionsbrev som innehåller en förklaring av vem du är, var du kommer ifrån, varför du skriver, och om du skriver på uppdrag av en annan person eller dig själv. Om du skriver på uppdrag av ett företag, en statlig enhet, en internationell organisation eller ett utbildningsinstitut, notera anknytningen med namn och ange din titel och legitimationsuppgifter.
Skriv ett rakt uttalande som kortfattat men kortfattat skisserar syftet med din korrespondens. Översatt eller tolkat språk kan ofta ha dubbla betydelser, så var försiktig för att undvika slangterminologi eller samtal som kanske inte lätt kan förstås av en utländsk läsare. Till exempel ska uttrycket "Jag vill ta kontakt med dig" ersättas med "Jag skriver för att fråga dig om …"
Begränsa ditt brev till ett enda ämne och var specifik om resultatet du önskar från korrespondensen.
Avsluta brevet med ett tack och ge detaljer om hur du kan nås. Ta alltid med ditt fullständiga namn. Förfalska eller göra missvisande eller potentiellt hotande uttalanden i en skrivelse till ett utländskt konsulat.
Kontakta ditt lokala postkontor om portokrav och beräknad leveranstid. Om du bifogar ett självadresserat, stämplat kuvert för att säkerställa ett snabbt svar på ditt brev, se till att du har rätt mängd USA-porto på returkuvertet.
tips
-
USA: s utländska konsulat webbplatser är skrivna på engelska medan internationella utländska konsulat typiskt skrivs på landets modersmål med en länk till en engelsk version.
