Vissa människor kanske inte klarar sig av kritik, men som professionell är det enda sättet att växa. Företag och akademiska avdelningar kan dra nytta av att yttre granskare kommer in och ge ärlig feedback om hur man förbättrar den dagliga verksamheten. Efter granskning kommer granskaren skriva ett detaljerat professionellt brev för att ge feedback i specifika områden där ett företag kan saknas.
Börja med ett professionellt brevpapper
Skriv ditt feedbackbrev på professionellt brevhuvud. Brevpapper etablerar dina professionella uppgifter och skapar ett solidt och trovärdigt utseende. Skriv "Kära Ms./Mr. (Handledarens namn)" följt av ett kolon. Hoppa över ett annat radutrymme. Skriv in hela datumet. Hoppa över ett linjeplan.
Säg tack och ge en kostnadsfri uttalande
Börja brevet genom att tacka handledaren för möjligheten att besöka sin etablering. Detalj någon gästfrihet du uppskattat särskilt. Gör ett övergripande kostnadsfritt uttalande som kortfattat översiktar specifika områden som var välutövade eller välskötta i organisationen. Detta kommer att skapa positiva känslor bland dem som får feedbacken. Även om din övergripande utvärdering var mycket negativ, kan du alltid hitta något positivt och konstruktivt att påpeka.
Ge en analys och specifik feedback
Ge en punkt-för-punkt-analys av varje sektion av organisationen eller avdelningen. Till exempel, om din utvärdering var av ett universitetets engelska avdelning, kan du börja med att utvärdera avdelningschefen. Ge mycket specifik kritik och feedback för hur hon uppfyller sitt ansvar.
Styrkor och kritik
Detaljstyrkor att behålla såväl som element som kan vara effektivare och erbjuda konkreta förslag till varje kritik. Om du till exempel märker att avdelningschefen har vunnit sena i instruktörbedömningar, kanske du skriver "Avdelningschefen ger mycket noggranna och detaljerade utvärderingar, men utvärderingarna blir ofta sent, kanske som en följd av hennes önskan att skriva mycket omfattande utvärderingar. I framtiden bör hon överväga att släppa obetydliga detaljer för att minska hur mycket tid hon behöver för att slutföra rapporterna."
Det här exemplet är inte avskräckt från att ge en direkt kritik, men det komplimangerar regissören för sin grundlighet samtidigt som man inte enbart fokuserar på hennes oförmåga att göra utvärderingar i tid.
Utvärdera, granska och kritisera varje avdelning
Utvärdera varje avdelning, och sedan varje nyckelansvarig inom avdelningen. Noggrant granska varje avdelningens funktioner och hur väl de viktigaste anställda utför dessa funktioner. Ge en övergripande utvärdering av de negativa elementen du upptäckte och skriv en handlingsplan för avdelningen att lösa dem. Denna plan kommer att innehålla delar från all kritik du påpekade i de enskilda kritikerna. Inkludera en detaljerad förklaring av avdelningens betydande styrkor, inklusive komplimanger för nyckelpersoner som utför exceptionellt bra resultat. Diskutera hur avdelningen kan bygga på dessa styrkor.
Avsluta din feedbackbrev
Ge en kortfattad övergripande bedömning av avdelningen med både de betydande styrkor och svagheter som ingår. Sluta med att tacka handledaren igen och ge din kontaktinformation om handledaren har ytterligare frågor. Stäng ditt brev med en gratis stäng frasen som "Med vänliga hälsningar" och ditt fulla namn. Skriv över ditt typade namn i blått eller svart bläck.
Glöm inte ytterligare kopior
Gör flera kopior av brevet. Behåll en kopia för dina poster. Skicka en extra kopia till handledarens chef om de begärde en. Skicka originalen direkt till handledaren.
