Att skriva en intern affärsbrev innebär att du förstår din målgrupp och fokuserar på ett visst mål. Oavsett ämne, hänsyn till publik och ton är avgörande för att undvika konflikter, förvirring och missinformation. För att säkerställa framgång, följ en struktur, inkludera alla nödvändiga detaljer och korrekturläsning. Det kan ofta hjälpa dig att ge dig tid mellan formuläret och den slutliga granskningen för att behålla objektivitet och producera det mest effektiva skrivet. Därför är noggrann planering och tidsstyrning viktiga aspekter av skrivprocessen.
Skapa en riktig hälsning
Skapa en riktig hälsning för att öppna brevet med en lämplig ton. Använd "Kära", "Hälsningar" eller "God morgon / eftermiddag" för att öppna brevet och visa respekt och empati för läsaren. Till exempel: "Kära kollegor."
Skapa en introduktion. I introduktionen inkludera information om ämnet för brevet så att läsaren förstår vad som ska förväntas. Din introduktion kan se ut så här:
Många av er undrar när byggandet kommer att slutföras på vårt nya parkeringshus. Jag är glad att informera dig om att konstruktionen är planerad att vara klar den första veckan i april.
Skriv en effektiv kroppsavdelning och organisera den visuellt för att hålla läsaren engagerad.
Kroppsdelen innehåller mest information, så organisationen är särskilt viktig. Använd punktpunkter, fet text eller andra tekniker för att markera viktig information.
Stäng brevet med en goodwill som slutar. Detta innebär att man skapar en riktig ton med läsaren genom att tacka dem för sin tid. Det handlar också om att inkludera nödvändig information om läsaren har ytterligare frågor. Till exempel:
Tack för din tid och tålamod. Om du har ytterligare frågor, tveka inte att kontakta ledningen på den nedan angivna e-postadressen.
Skriv brevet och korrekturläsa det för fel. Hitta eventuella felstavningar, skiljetecken eller grammatiska misstag. Använd ordboken och tesaurusen för att se om det är obekvämt ord eller passiv röst och för att undvika repetition.
tips
-
När du skriver internt, kom ihåg att ditt dokument kan ses och läsas av någon i företaget. Håll därför informationen balanserad, objektiv, tillgänglig och könsneutral.
Varning
Även om du känner dina samarbetspartners eller kollegor väl, undviker du en informell eller samtalstolk i skrivandet. Att producera ett dokument med livslängd är viktigt i skriftlig kommunikation, och avslappnade ord och fraser är lätt felaktiga.
