Kontorskommunikation kan primärt drivas av elektronisk post och snabbmeddelanden, men nästan alla kontor tar emot och bearbetar en enorm mängd pappersarbete. I enlighet med U.S. Environmental Protection Agency hanterar den genomsnittliga kontorsarbetaren ca 10 000 ark papper varje år, eller i genomsnitt cirka två pund papper och kartongprodukter varje dag. Bättre hantering av kontorsmail kan gå långt för att säkerställa ett smidigt flöde av intern och extern kommunikation.
Utse lämplig personal
Även småföretag kan dra nytta av att utse en person för att hantera allt inkommande och utgående mail för att säkerställa att ingenting går vilse eller misdirected på väg till dess destination. Ju större organisationen är, desto fler anställda ska tilldelas för att ta emot, samla, distribuera och samla all företagspost och paket. Med e-post som ett mer populärt val för kommunikation och distribution av officiella dokument kan hantering av papperspost bara vara en del av en anställdes arbetsbeskrivning, beroende på volymen av post som går igenom de vanliga företagskommunikationskanalerna. För kommersiella leveranser (t.ex. UPS, FedEx, DHL) är receptionisten i allmänhet den bästa personen att ta emot och underteckna inkommande paket på grund av hennes främsta plats. Det är vanligtvis inte en bra idé att överlämna alla andra posthanteringsuppgifter till receptionisten, eftersom det ansvaret ofta skulle kräva att hon lämnar sitt skrivbord obevakat under långa perioder.
Skapa flödesschema för postdistribution
Chefer och anställda som ansvarar för postdistributionen bör samarbeta med att utveckla riktlinjer - genom att använda flödesscheman, checklistor eller vilket format ditt företag är mest bekväma med - att alla anställda, särskilt den personal som övervakar postdistribution och samling, följer. Det bör ta hänsyn till varje steg i postsamlingen: samla posten vid centralsamlingscentralen (en brevlåda, brevbärare, postkontor, paketleveranspersonal eller vanlig brevlåda); samla på en viss plats på kontoret uteslutande för post sortering; distribuera antingen till avdelningar eller enskilda brevlådor eller handleverans till varje kontor; samla utgående mail och se till att allt utgående mail adresseras och stämplas på rätt sätt; och hålla postsamlingen / sorteringsområdet snyggt och fullt utrustat.
Ge nödvändiga tillbehör
Se till att postinställnings- / distributionsstationen har alla de resurser som personalen behöver för att göra sitt jobb. Om ditt företag är tillräckligt stort så att postdistributionen görs mer effektivt med hjälp av en central plats, upprätta en stark post / litteratur arrangör eller post sorterare med massor av cubbyhål för varje avdelning eller anställd och tydligt märka var och en. Avdelningar kommer att kräva större cubbyholes än individer, så ge dem gott om plats.Håll ett välfyllt skåp eller skrivbord med bandrullar och banddisplayer; förpackningsmaterial; höljen; returnera etiketter i olika storlekar förtryckta med ditt företags adress posta etiketter i olika storlekar förtryckta med några av företagets vanligaste postdestinationer; tid och datum frimärken; en paketskala; pennor; markörer; lagringsfack och en liten handbil eller dolly. Glöm inte att inkludera en industriell storlek shredder och återvinningsbehållare. Om ditt företag går igenom mer mail än en person kan strimla eller återvinna, överväga att träffa ett externt dokumenthanteringsföretag för att hantera arbetet för dig.
Håll koll på alla inkommande och utgående mail
Skapa ett elektroniskt mailhanteringssystem för att spåra alla inkommande och utgående mail. Om din verksamhet är bara du och en assistent kan du hoppa över det här steget, men om du övervakar en stor avdelning eller ett företag med dussintals anställda, skapa ett system som kommer att hålla reda på de datum som posten kommer in och om det behövs för vem. Det är särskilt viktigt att skapa dessa system om ditt företag får mycket känsliga juridiska dokument och paket. Föremål försvinner i små kontor än oftare än du skulle tro Det är bäst att undvika dessa frustrerande situationer genom att skapa ett grundläggande Excel-kalkylblad, som exempelvis visar när ett paket kom in och när det hävdades av dess mottagare eller representant.
