I ditt företags fullständiga redovisning ingår en balansräkning, resultaträkning och kassaflödesanalys. Kombinerat svarar de på nyckelfrågor om din ekonomiska hälsa. Har ditt företag för mycket skuld? Hur lönsamt är det? Hur mycket pengar har du till hands? De fem delarna i de stora boksluten är tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader.
De fem element som definieras
De stora fem är de väsentliga delarna av ditt företags finansiella ställning. Tillsammans visar de hur bra ditt företag gör.
Tillgångar är något som ditt företag äger som kommer att generera ekonomisk fördel genom flera redovisningsperioder, till exempel; byggnader, tillverkningsutrustning, patent, kontanter, kundfordringar och mark. Tillgångar skiljer sig från, t ex elektricitet, vilket ger ekonomisk nytta men du använder dig omedelbart. Din kraftpost är en kostnad, inte en tillgång. Tillbehör kan gå antingen. Förnödenheter är tillgångar tills de används och en kostnad när de används.
Skulder är vad du är skyldig att betala till en person, företag eller regering. Leverantörsskulder, skatter och löner är alla skulder. Till skillnad från utgifter som subtraheras från din inkomst i bokslutet dras av skulderna från det totala värdet av dina tillgångar. Det som återstår är ägarens eget kapital.
Redovisning definierar eget kapital på olika sätt. Eget kapital är det belopp som ägarna investerar i ett bolag, plus innehav, vilket är pengar som företaget gör och inte spenderar eller distribuerar som utdelningar. Eget kapital definieras också som en del av balansräkningen: subtrahera totala skulder från tillgångarnas totala värde och du ser vad ägarens eget kapital är värd. Om företaget har mycket skuld eller dess tillgångar förlorar värde kan eget kapital i balansräkningen vara mindre än ägarna bidrog.
Intäkter är den inkomst som bolaget genererar under den period som omfattas av uttalandet. Rörelseresultatet kommer från det företag som säljer varor eller tjänster. Icke-rörelseintäkter kommer från andra källor, såsom ränta på lån eller avkastning på investeringar. Om din redovisning går kontant, redovisar du intäkter när du får betalt. Om du använder periodiserad bokföring registrerar du intäkter när du tjänar det. Om du säger ett jobb på $ 1000 för en kund på kredit, registrerar du $ 1000 så snart jobbet är klart.
En kostnad, omkastningen av intäkterna, är de pengar du spenderar för att tjäna pengar. Uthyrning, verktyg och löner är alla kostnader. Avskrivningar, som är en tillgångs värdeminskning som den åldras, är också en kostnad. Kostnad för sålda varor är en kostnadskategori som täcker utgifterna för att tillhandahålla de varor eller tjänster du säljer, till exempel arbetskraft, material och fakturerbara timmar. Om du använder periodiseringsbasen redovisar du utgifter så snart du är skyldig pengarna, inte när du betalar räkningen. Kassabasen rapporterar utgiften när räkningen betalas.
Delar av finansiell ställning
De fem delarna i bokslutet påverkar varandra och påverkar varandra. Intäkter och kostnader, till exempel, är komponenterna i resultaträkningen. När du förbereder ett kvartalsberättelse visar toppen av redogörelsen din nettoomsättning från försäljningen. Från denna summa subtraherar du kostnaderna och lägger då in icke-rörelseintäkter och subtraherar driftskostnader. Resultatet av denna beräkning är din nettoresultat, som berättar hur lönsamt ditt företag var för den perioden. Har dina intäkter överstått dina utgifter? Med hur mycket? Var rörelseresultatet mer betydande än icke-rörelseintäkter? Dessa frågor besvaras när du granskar din inkomsträkning.
De intäkter som redovisas i resultaträkningen får emellertid inte ha samlats in eller kostnaderna kanske inte har betalats. Det är där ett kassaflödesanalys kommer in. Till skillnad från det periodiseringsbaserade resultaträkningen fokuserar en kassaflödesanalys endast på växlande händer. Till exempel påverkar kundbetalningarna kassaflödet, och omvänt gör kundfordringar det inte. Ett sätt att skapa kassaflödesanalysen är att ta resultaträkningen och eliminera eventuella intäkter som du inte har samlat in och kostnader som du inte har betalat. Om du kör ditt företag med kontanter, behöver du inte ett separat kassaflödesanalys.
Intäkterna påverkar även balansräkningen. Antag att du tar in $ 475 000 i kvartalet, med utgifter på $ 250 000. Nettoresultatet på 225 000 USD lägger till dina tillgångar och redovisas i kundfordringar eller kontanter, beroende på hur det betalades. När värdet på tillgångarna ökar gör det även ägarens eget kapital.
Varför Fem Elements Matter
Bokslutet är grundläggande för att mäta företagets ekonomiska hälsa. Resultaträkningen visar intäkter och kostnader för månaden, kvartalet eller året. Om du kör i rött eller vinsten är skiv-tunn kan det vara ett varningsskylt om ekonomiska problem framåt. Kassaflödesanalysen visar hur mycket pengar du har till hands. Även om du är lönsam, behöver du pengar till hands för att betala vattenräkningen eller dina anställda. Balansräkningen är en snapshot av dina tillgångar, skulder och eget kapital vid rapportperiodens slut.
Hur uttalandena beskriver de fem elementen (tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader) ger information till någon inom eller utanför företaget som är oroad över sin ekonomiska hälsa. Informationen kan leda till fler frågor, till exempel om intäkterna är lägre i kvartalet jämfört med föregående kvartal, finns det ett problem? Om balansräkningen visar betydande skulder är det ett tecken på att du har tagit för mycket skuld? Om intäkterna är höga, men det finns lite pengar som kommer in, behöver du driva kunderna för att betala mer snabbt? Gör du betydligt bättre eller sämre än genomsnittet i din bransch?
Varför revisioner är viktiga
Det finns många sätt att ett företag kan fudge de fem elementen för att göra verksamheten ekonomiskt hälsosam på de finansiella rapporterna när den i själva verket kämpar:
- Göra upp försäljning som aldrig hände.
- Rapportera inkomster innan du har tjänat det.
- Överstate värdet av tillgångar.
- Befordra tillgångar som inte existerar.
- Skapa falska utgifter för att täcka upp förskingring. Exempelvis registrerar en chef ett köp på $ 5000 som aldrig hände. Istället gick pengarna direkt in i sin egen ficka.
Framgångsrika företag ställer kontroller på plats för att förhindra denna typ av bedräglig rapportering. Om varje stort köp kräver att två personer loggar ut på det, är det exempelvis svårare för en person att begå bedrägeri. Inte alla företag gör det här. Det är en orsak till att finansiella rapporter revideras. En annan är att standard redovisningspraxis har blivit alltmer komplex, vilket gör det lättare för fel eller bedrägeri att gå igenom sprickorna. Att ha årliga reviderade uttalanden är obligatoriskt om du är ett börsnoterat företag.
Reviderade uttalanden är dyra eftersom de är grundliga. Först studerar revisoren ditt företag och tittar på potentiella fel eller bedrägerier i de finansiella ståndpunkterna. Därefter testar de dina interna kontroller. Om det ser ut som om det skulle vara extremt svårt för någon att kompensera kostnader eller skapa fiktiva intäkter, behöver revisorn inte vara lika uttömmande. Om dina kontroller är slarviga blir revisionen dock tuffare.
- Finns de tillgångar du rapporterar i balansräkningen?
- Är balansen i kundfordringar korrekt?
- Bekräftar dina kontoutdrag de likvida medel du säger att du har?
- Uppger dina fordringsägare att skulderna i balansräkningen är korrekta?
- Är de redovisade kostnaderna i resultaträkningen korrekta?
Efter att revisoren granskat de fem elementen och hur du har rapporterat dem, får du revisorns åsikt:
- En okvalificerad åsikt låter dåligt, men det är faktiskt goda nyheter. Revisorn säger att dina uttalanden är bra, utan några reserveringar.
- En kvalificerad åsikt säger att din bokslut är mestadels bra, men viss information kunde inte verifieras.
- En negativ åsikt säger att det finns allvarliga problem som behöver fixas.
- En revisors ansvarsfriskrivning säger att det inte går att uttala sig. Det kan bero på att det fanns för många dokument som saknas för att bekräfta att elementen är korrekta eller att ditt ledningsgrupp vägrade att samarbeta.
