En prestationsrapport beskriver de mål som träffades inom en viss tidsperiod. För småföretag kan det här vara särskilt användbart för att följa upp framgångar, säkerställa lönsamhet och förbättra processer och förfaranden. Det är också ett bra sätt att kommunicera dina prestationer till styrelseledamöter, investerare och kunder.
Förbereder sig på att skriva en rapport om genomförandet
Prestationsrapporter kräver mycket informationsinsamling och prep-arbete. Det är viktigt att ha nödvändiga uppgifter till hands innan du börjar. Om du vet att du kommer att skriva en prestationsrapport för nästa räkenskapsår, kan du till exempel börja logga alla stora prestationer som de händer i en tidskrift. På det sättet, när det kommer dags att skriva din rapport, har du mycket av det färdiga arbetet.
Det är också en bra idé att tydligt definiera publiken för din rapport. Till exempel kommer din rapport att skickas till styrelseledamöter för ditt lilla företag eller kommer det bara att användas internt för anställda? Kommer du att släppa din prestationsrapport till allmänheten eller kommer den bara vara för investerare och riskkapitalister? Genom att svara på dessa typer av frågor kan du bestämma vilken information som ska inkluderas. Om du kommer att göra prestationsrapporten offentlig, kan du kanske avstå från att inkludera all proprietär eller konfidentiell information i din rapport.
Bestäm tidsramen för din rapport. Vissa organisationer släpper en prestationsrapport varje budget- eller kalenderår, medan andra föredrar att göra det kvartalsvis eller två gånger per år. Genom att ha en tidsram i åtanke, vet du när du ska börja spela inspelningar.
Information att inkludera
Målet med en prestationsrapport är att visa läsaren vad ditt företag har uppnått inom en viss tidsperiod. Börja med en kort sammanfattning som ger ett fågelperspektiv av företagets prestanda och ger en översikt över vad som finns i rapporten. Den berättande rapportstrukturen ska innehålla mål som din organisation ställde upp för sig själv, hur de uppnåddes, konkreta framgångsmätningar, utmaningar som uppstod för ditt företag, specifika förändringar av din organisation i din bransch och ditt affärsvärde som helhet. Inklusive ditt företags vision och uppdrag är också ett bra sätt att berätta för läsaren vad din organisation handlar om.
Var noga med att inkludera exempel på betydande prestanda i hela rapporten, så specifika som möjligt. Om ett av dina viktigaste affärsmål var att logga in på 25 helt nya kundkonton, och du uppnådde detta mål genom att logga in på 30, kan du se hur du gjorde det här. Inte bara uppnådde du ditt mål, men du överträffade det genom att ändra din försäljningsstrategi, anställa en ny marknadschef och utveckla en snabb försäljningstratt. Detta visar inte bara läsaren att du uppfyllde dina mål, men berättar dem mer om det värde som organisationen ger till affärslandskapet. Genom att specificera detaljerna presenterar du strategin bakom åtgärderna.
Så här formaterar du en resultatrapport
Istället för att skriva flera sidor av täta stycken, vilket kan vara svårt att absorbera, är det bäst att variera formateringen av din rapport. Ta med fotografier av ditt företag och dina anställda som hjälpte till att uppnå dina mål. Skapa infographics som engagerar läsaren och berätta en historia om prestationerna. Använd desktop publishing-programvara för att skapa ett polerat och formellt dokument som uppmanar läsaren att engagera sig med allt innehåll. Var noga med att använda en kombination av styckeform och punktpunkter, samt en rad olika rubriker för att organisera din rapport.
